Si vous avez l'autorisation de consulter les notes, vous pouvez accéder aux détails d'une note en cliquant sur une ligne d'enregistrement de note dans la grille des notes (voir la page Grille des notes ) ou via un dossier sous le sous-onglet Notes de l'onglet Activité ( voir Afficher les détails d'un dossier ).

Fonctionnalités de la page de notes

La section suivante décrit les informations courantes figurant sur la page de note indiquée dans la capture d'écran ci-dessous. Selon la configuration de votre application, des champs supplémentaires peuvent apparaître dans les notes.

1. Numéro de dossier : le numéro du dossier associé à la note.
2. Numéro de note : lorsque vous ajoutez une note, le système génère un numéro pour identifier cette note dans le dossier. Par exemple, si vous ajoutez une autre note à ce dossier, ce sera 2025-002/ 2 .
3. Bouton Partager : cliquez sur le bouton Partager pour permettre aux personnes externes ayant accès au dossier de consulter la note. Pour en savoir plus, consultez l’article « Gérer l’accès externe à une note » .
4. Bouton Modifier : cliquez sur le bouton Modifier pour modifier les détails de la note. Pour plus d’informations, consultez la section « Modifier une note » de cet article.
5. Bouton Lien : cliquez sur le bouton Lien pour afficher tous les enregistrements liés à la note. Pour en savoir plus, consultez la section « Lier une note » de cet article.
6. Bouton Options : permet d’accéder à des actions supplémentaires sur les notes, notamment les options « Afficher la source de l’enregistrement » et « Supprimer » (voir les détails dans les sections « Afficher la source de l’enregistrement » et « Supprimer une note » de cet article).
7. Onglets : cliquez sur les onglets suivants sur la page d’une note pour afficher des informations spécifiques.
   1. Détails : contient toutes les informations relatives à la note, y compris son contenu et les champs générés par le système.
   2. Accès : gérez les personnes externes autorisées à accéder à la note. Pour en savoir plus sur le partage et la modification des droits d’accès, consultez l’article « Gérer l’accès externe à une note » .
8. Champs générés par le système : données collectées par le système lors de la soumission de la note. Ces champs ne peuvent pas être modifiés.
9. Détails de la note : contenu de la note saisi lors de son ajout ou de sa modification ultérieure.

Les sections Fichiers et Commentaires se trouvent sous les détails de la note sur sa page. Vous pouvez y ajouter des fichiers et des commentaires qui seront liés à la note. Consultez les articles Ajouter une note : Joindre un fichier à une note et Ajouter un commentaire à une note pour plus d'informations.

Modifier une note

Vous pouvez modifier les détails d'une note depuis sa page. Si vous disposez des autorisations nécessaires pour modifier les enregistrements de notes, suivez les étapes ci-dessous pour effectuer les mises à jour :

1. Cliquez sur le bouton Modifier sur la page d'une note.
2. La page de la note est maintenant en mode édition. Utilisez les zones de texte, les listes déroulantes, les boutons radio et les autres options de saisie de données pour mettre à jour les informations dans les champs du formulaire de note.
3. Une fois vos modifications terminées, cliquez sur le bouton Enregistrer .

Lier une note

Vous pouvez lier une note à un autre enregistrement, tel qu'une partie, une tâche ou un fichier, pour la même dossier afin d'établir un lien. Par exemple, vous pouvez lier une note à l'une des parties au dossier si cette note est la transcription d'un entretien avec cette partie. Vous pouvez lier une note à un autre enregistrement depuis sa page en suivant les étapes suivantes :

1. Cliquez sur le lien (  ) bouton sur la page de la note.
2. Dans la fenêtre contextuelle « Afficher tous les enregistrements liés », cliquez sur le bouton Lier les enregistrements .
3. Sélectionnez un « Type de lien d'enregistrement » pour le lien. Le type de lien indique la nature de la relation entre les enregistrements.
   1. Les administrateurs peuvent configurer les types de liens d'enregistrement disponibles dans les Paramètres ; consultez la section Ajouter, modifier et supprimer des types de liens d'enregistrement pour plus de détails.
4. Dans la grille, vous verrez tous les enregistrements du dossier auxquels vous avez accès. Sélectionnez un ou plusieurs enregistrements que vous souhaitez lier à la note. Vous pouvez lier jusqu'à 50 enregistrements simultanément.
5. Une fois que vous avez terminé de choisir le type de lien d'enregistrement et les enregistrements, cliquez sur le bouton Lier les enregistrements .
6. Le système créera les liens en arrière-plan. Une fois créés, les liens que vous avez ajoutés s'afficheront sur la page de la note, la page de l'autre enregistrement et la page du dossier, sous l'onglet Liens.

Consultez la section « Lier les enregistrements d'un dossier » pour plus de détails sur la modification et la suppression des liens entre les enregistrements.

Supprimer une note

Si vous devez supprimer définitivement une note, vous pouvez la supprimer directement depuis la page de la note. Cliquez sur Options (  ) bouton, puis sélectionnez « Supprimer ».

Autoriser un rapporteur du portail à consulter une note

Si le dossier signalé est externe et que vous disposez des autorisations nécessaires, vous pouvez permettre à la personne qui l'a signalé d'y accéder. Cela signifie que cette personne peut se connecter au portail de votre application et consulter le dossier qu'elle a ajouté. Pour définir un dossier comme externe, procédez comme suit :

1. Cliquez sur le bouton Modifier sur la page d'une note.
2. Cochez la case « Autoriser l’accès du journaliste ».
3. Une fois vos modifications terminées, cliquez sur le bouton Enregistrer .

Afficher la source de l'enregistrement

L'option « Afficher la source de l'enregistrement » vous permet de surveiller ou de dépanner les migrations ou intégrations de données de votre application. Elle ouvre la fenêtre contextuelle « Détails de la source de l'enregistrement  » , vous permettant ainsi de vérifier les valeurs des champs système lors de la création de la note. Si la note a été créée par une intégration ou une importation de données, les champs « Tâche source » et « Données source » s'affichent également dans cette fenêtre. La section « Données source » indique la ligne du fichier d'importation de données utilisée par le système pour créer la note. Vous pouvez consulter le journal d'intégration enregistré par le système lors du traitement de ce fichier d'importation en cliquant sur le lien du champ « Tâche source ».