Vous pouvez ajouter un rendez-vous dans Case IQ en saisissant et en enregistrant les données dans un formulaire Nouveau rendez-vous. Vous pouvez accéder au formulaire Nouveau rendez-vous de l'une des manières suivantes : (1) le bouton « + Ajouter  » sur la page d'un dossier ou (2) le bouton Ajouter un rendez-vous sur la page d'un dossier, sous l'onglet Activité et le sous-onglet Rendez-vous.

Après avoir chargé le formulaire Nouveau rendez-vous, remplissez les champs suivants :

• Numéro de dossier : le champ « numéro de dossier » sera automatiquement renseigné lors du chargement du formulaire Nouveau rendez-vous.
• Invités : indiquez qui vous souhaitez assister au rendez-vous. Vous pouvez saisir une adresse e-mail d'utilisateur Case IQ ou toute autre adresse e-mail comme destinataire.
  • Au fur et à mesure que vous tapez, Case IQ génère une liste déroulante de suggestions d'utilisateurs. Vous pouvez cliquer sur l’une de ces suggestions pour la saisir dans le champ « Invités ».
  • Si vous n'envoyez pas le rendez-vous à un utilisateur Case IQ, saisissez l'adresse e-mail et appuyez sur Entrée ou Retour sur votre clavier.
• Objet : saisissez le texte que le système doit utiliser pour la ligne d'objet de l'invitation par courrier électronique à un rendez-vous. Le numéro de dossier associé au rendez-vous ne sera pas inclus par défaut dans l'invitation par courrier électronique.
• Localisation : vous avez la possibilité d'indiquer où aura lieu le rendez-vous. Taper un emplacement peut être particulièrement utile pour une réunion en personne.
• Date de début et de fin : utilisez les sélecteurs de date pour définir le jour où le rendez-vous aura lieu. Dans les zones de texte à droite des champs « Date de début » et « Date de fin », saisissez une valeur numérique pour indiquer l'heure du rendez-vous. Sélectionnez ensuite « AM » ou « PM » dans les menus déroulants à côté des zones de texte d'heure.
  • Si vous n'avez pas besoin d'indiquer une heure précise pour le rendez-vous ou si le rendez-vous prendra une journée ouvrable complète, cochez la case « Toute la journée » au lieu de remplir les champs d'heure.
  • Le champ « Durée » calculera la durée de votre rendez-vous, en fonction des valeurs « Date de début » et « Date de fin » que vous avez saisies.
• Réponse standard : vous pouvez sélectionner une option déroulante « Réponse standard » pour remplir le texte « Description » du formulaire de nouveau rendez-vous avec un modèle. Les modèles de réponse standard sont créés par votre administrateur système.
• Description : saisissez le texte principal de votre e-mail d'invitation à un rendez-vous pour fournir le contexte des invités ou des détails sur le rendez-vous. Utilisez les options de formatage du texte selon vos besoins.
• Bouton Ajouter une signature : si vous avez configuré une signature électronique pour votre compte utilisateur Case IQ (voir Modifier les paramètres du compte sur la page de profil : Signature), cliquez sur le bouton Ajouter une signature pour ajouter le texte de votre signature électronique à la fin de la « Description ».

Lorsque vous avez fini de remplir le formulaire, vous pouvez cliquer sur le bouton Envoyer pour enregistrer votre rendez-vous dans le système et envoyer une invitation par e-mail à tous les invités. Vous pouvez également utiliser l'option « Enregistrer et copier » dans le menu du bouton Options () pour ajouter rapidement un autre rendez-vous pour le même dossier. Le dossier de rendez-vous original sera envoyé à tous les invités et un autre formulaire de nouveau rendez-vous sera chargé. Toutes les valeurs que vous avez saisies dans le formulaire précédent seront copiées dans le formulaire Nouveau rendez-vous actuel.

Après avoir envoyé un rendez-vous :

• Le rendez-vous sera désormais affiché sur la page du dossier, sous le sous-onglet Rendez-vous de l'onglet Activité.
• Les invités recevront une invitation par e-mail avec les détails de votre rendez-vous.
• Le rendez-vous sera ajouté au calendrier du dossier pour tous les utilisateurs et au calendrier général pour les invités et l'organisateur de la réunion (voir Page Calendrier).

Lier un rendez-vous à un autre enregistrement

Lorsque vous ajoutez un rendez-vous, vous pouvez le lier à un autre enregistrement, tel qu'une partie, une note ou un fichier, pour le même dossier afin de montrer un lien. Par exemple, vous pouvez lier un rendez-vous à l'un des courriels du dossier pour montrer que vous avez programmé l'événement pour assurer le suivi d'une conversation par courriel. Vous pouvez lier un rendez-vous dans le formulaire Nouveau rendez-vous en suivant les étapes suivantes :

1. Cliquez sur le bouton Lier () dans le formulaire Nouveau rendez-vous.
2. Dans la fenêtre contextuelle « Afficher tous les enregistrements liés », cliquez sur le bouton Lier les enregistrements. 
3. Sélectionnez un « Type de lien d'enregistrement » pour le lien. Le type de lien indique comment ces enregistrements sont liés les uns aux autres.
   1. Les administrateurs peuvent configurer les types de lien d'enregistrement disponibles dans les Paramètres, voir Ajouter, modifier et supprimer des types de lien d'enregistrement pour plus de détails.
4. Sélectionnez un ou plusieurs enregistrements à lier au rendez-vous. Vous pouvez lier jusqu'à 50 enregistrements au rendez-vous en une seule fois.
5. Une fois que vous avez choisi le type de lien et les enregistrements, cliquez sur le bouton Lier les enregistrements. 
6. Les liens seront créés après l'enregistrement du formulaire Nouveau rendez-vous. Lorsque les liens sont disponibles, ils s'affichent sur la page du rendez-vous, sur la page de l'autre enregistrement et sur la page du dossier, sous l'onglet Liens. Vous pouvez maintenant fermer la fenêtre contextuelle « Voir tous les enregistrements liés » et continuer à remplir le formulaire de nouveau rendez-vous.

Vous pouvez ajouter et modifier d'autres liens après avoir créé le rendez-vous. Reportez-vous à la section Lier les enregistrements d'un dossier pour plus de détails sur la modification et la suppression des liens d'enregistrement.