Vous pouvez importer des pièces jointes dans Case IQ via le protocole SFTP (Secure File Transfer Protocol) à l'aide de la fonction d'importation de données de Case IQ . Par exemple, si vous migrez un système de gestion de dossiers existant vers votre nouvelle application Case IQ , vous pouvez importer des fichiers joints aux dossiers, tels que des images, des documents texte et des vidéos, de votre système existant vers Case IQ .

Le processus d'importation de pièces jointes est légèrement différent de celui des autres types d'enregistrements. Pour importer des pièces jointes, vous devez :

1. Organisez vos pièces jointes dans une structure de dossiers, afin que Case IQ puisse identifier à quels enregistrements joindre des fichiers.
2. Ajoutez une importation de données pour indiquer Case IQ comment importer les pièces jointes.
3. Téléchargez votre dossier de pièces jointes organisé sur le serveur SFTP de Case IQ .
4. Planifiez le moment où le système importera votre dossier de pièces jointes dans Case IQ . Contrairement à d'autres entités d'importation, vous ne pouvez pas exécuter une importation de données de pièces jointes à partir de sa page.

Cet article explique comment importer des pièces jointes dans Case IQ . Si vous souhaitez importer un autre type d'enregistrement, tel que des dossiers, des profils d'utilisateur ou des parties, consultez l'article Ajouter ou modifier une importation de données .

Avant de configurer une importation de données de pièces jointes...

• Assurez-vous que votre organisation peut télécharger des dossiers sur le serveur SFTP de Case IQ , car cela est nécessaire pour importer des pièces jointes. Contactez votre responsable de compte pour obtenir vos informations d'identification SFTP.
• Assurez-vous de supprimer tous les fichiers de votre dossier de pièces jointes que vous ne souhaitez pas importer. Tous les fichiers cachés inclus dans votre dossier de pièces jointes seront également importés.
• Si vous migrez votre ancien système de gestion de cas vers Case IQ , assurez-vous de migrer votre utilisateur et vos cas vers Case IQ avant de planifier l'importation de vos pièces jointes.
• Déterminez si vous souhaitez conserver les pièces jointes sur le SFTP de Case IQ après leur importation. Par défaut, Case IQ purge les pièces jointes après leur traitement, mais vous pouvez choisir de les conserver si nécessaire.
• Consultez Types de fichiers pris en charge pour obtenir la liste des formats de pièces jointes que vous pouvez importer dans Case IQ .

1. Organiser les pièces jointes dans la structure des dossiers

Vous devrez organiser vos pièces jointes en trois niveaux de dossiers imbriqués dans la structure suivante :

1. Niveau 1 : créez un dossier contenant toutes vos pièces jointes. Il s'agira du dossier que vous téléchargerez sur le serveur SFTP de Case IQ . Dans l'image ci-dessus, ce dossier est appelé « fileattachments ».
2. Niveau 2 : ajoutez un sous-dossier dans votre dossier de pièces jointes principal pour chaque type d'enregistrement parent auquel vous souhaitez joindre des fichiers (c'est-à-dire un cas, une note ou une tâche à faire).
   1. Par exemple, supposons que vous souhaitiez joindre les fichiers importés à des dossiers et à des tâches. Vous devez ajouter deux sous-dossiers dans votre dossier principal de pièces jointes, nommés « dossier » et « tâche ».
3. Niveau 3 : pour chaque enregistrement parent auquel vous souhaitez joindre des fichiers, ajoutez un sous-dossier à son dossier de type d'enregistrement parent correspondant. Ensuite, organisez les pièces jointes que vous souhaitez importer pour chaque enregistrement parent dans son sous-dossier. Toutes les pièces jointes d'un enregistrement parent doivent être contenues dans un dossier de niveau 3.
   1. Nommez chaque dossier de niveau 3 comme le champ « Cible d'enregistrement de référence » pour chaque enregistrement parent, qui est le champ du type d'enregistrement parent (cas, note ou tâche) auquel le système doit se référer lors de la pièce jointe de fichiers lors de l'importation.
   2. Par exemple, supposons que vous utilisez le numéro de dossier comme cible d'enregistrement de référence pour les dossiers et que vous souhaitez joindre des fichiers au dossier 2023-016. Vous placerez tous les fichiers que vous souhaitez joindre à ce dossier dans un dossier nommé « 2023-016 ». Le dossier « 2023-016 » sera imbriqué dans le dossier « dossier ».
   3. Vous pouvez définir le champ « Cible d'enregistrement de référence » lors de la configuration de l'importation de données dans Case IQ lors de l'étape suivante.

2. Ajouter une pièce jointe Importation de données

Après avoir organisé vos fichiers, vous pouvez configurer les paramètres d'importation de données pour la migration de vos pièces jointes. Sur la page Importation de données sous l'onglet Système dans Paramètres, cliquez sur le bouton Ajouter une importation de données . Remplissez la section Configurer l'importation et identifier la relation. Voir les détails sur chaque élément dans les sections ci-dessous.

Après avoir complété les sections Configurer l'importation et Identifier la relation, cliquez sur le bouton Enregistrer du formulaire Nouvelle importation de données. Vous avez maintenant terminé de configurer les paramètres d'importation de vos données.

3. Télécharger les pièces jointes sur SFTP

Nous vous recommandons de télécharger votre dossier de pièces jointes sur le serveur SFTP de Case IQ après avoir configuré l'importation des données. Assurez-vous que votre dossier respecte la structure décrite dans la section Organiser les pièces jointes dans la structure du dossier de cet article. Contactez votre responsable de compte pour obtenir vos informations d'identification SFTP.

4. Planifier une importation de pièces jointes

Après avoir configuré l'importation de vos données et téléchargé votre dossier de pièces jointes sur le SFTP de Case IQ , vous pouvez planifier le moment où le système importera les pièces jointes en ajoutant une « règle ». Dans Case IQ , les règles sont configurées par les administrateurs système pour exécuter automatiquement les tâches. Suivez les étapes suivantes pour ajouter une règle « Planifier le processus » et une action « Importation de données SFTP ». Vous pouvez voir les détails sur d'autres types de règles dans Ajouter une règle .

1. Dans Paramètres, accédez à la page Règles sous l’onglet Workflow.
2. Cliquez sur le bouton Ajouter une règle .
3. Le formulaire Nouvelle règle sera chargé. Dans le champ « Nom », saisissez un nom descriptif pour votre règle.
4. Dans le champ « Type de règle », sélectionnez « Planifier le processus ».
5. Les champs « Fréquence » et « Heure de déclenchement » s'afficheront désormais pour que vous puissiez les remplir.
   1. Fréquence : choisissez la fréquence à laquelle le système doit exécuter l'importation des données. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes : trimestriel calendaire, quotidien, quotidien (semaine de travail), trimestriel fiscal, hebdomadaire et mensuel.
      1. Si vous sélectionnez « Quotidiennement (semaine de travail) », le processus sera déclenché chaque lundi, mardi, mercredi, jeudi et vendredi.
      2. Si vous choisissez « Hebdomadaire » ou « Mensuel », un champ « Jours de la semaine » ou « Jours du mois » s'affiche pour vous permettre de choisir les jours de la semaine ou du mois où exécuter le processus. Le champ « Jours du mois » comporte une option « Dernier jour calendaire du mois » à la fin de la liste. Vous pouvez sélectionner plusieurs jours.
      3. « Trimestriel calendaire » et « Trimestriel fiscal » programmeront le processus à 00:00:00:000 le premier jour du trimestre suivant. Les trimestres fiscaux sont basés sur le paramètre « fiscalYearStartMonth » sur la page Options, voir Mettre à jour les options d'application .
   2. Heure de déclenchement : définissez l'heure à laquelle le système doit exécuter le processus. Le système peut ne pas utiliser le même fuseau horaire que vous. Passez votre curseur sur l'icône en forme de point d'interrogation à côté du champ pour voir le fuseau horaire du système.
6. Cliquez sur le bouton « + » dans la section Actions et sélectionnez « Ajouter une importation de données SFTP ».
7. Les champs suivants s'afficheront dans le formulaire d'importation de nouvelles données SFTP et vous devrez les remplir :
   1. Importation de données : sélectionnez l'importation de données de votre pièce jointe.
   2. Conserver les fichiers sources : choisissez si le système doit conserver les pièces jointes sur le serveur SFTP de Case IQ . Si vous ne cochez pas la case « Conserver les fichiers sources », les pièces jointes seront déplacées vers un emplacement inaccessible sur notre serveur SFTP immédiatement après l'importation et ne pourront plus être traitées.
   3. Nom du dossier de pièces jointes : saisissez le nom du dossier que vous avez téléchargé sur le SFTP de Case IQ . Le système recherchera un dossier portant le nom que vous saisissez dans ce champ lorsque la règle sera déclenchée. Par exemple, si vous saisissez « caseattachments » dans le champ « Nom du dossier de pièces jointes », Case IQ recherchera un dossier appelé « caseattachments » lorsque l'action Importation de données SFTP sera déclenchée. N'incluez pas d'espaces ni de caractères spéciaux et assurez-vous que tous les caractères sont en minuscules.
8. Cliquez sur le bouton Enregistrer dans le formulaire Nouvelle importation de données SFTP.
9. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour le formulaire Nouvelle règle. Vous avez maintenant planifié l'importation de vos données de pièces jointes.