Vous pouvez utiliser le Gestionnaire de transfert de données pour importer des données d'un autre système dans votre application Case IQ via une intégration SFTP (Secure File Transfer Protocol). Cela vous permet d'alimenter efficacement les enregistrements Case IQ avec des données provenant d'un système externe, comme le système d'information des ressources humaines de votre organisation ou un système de gestion de dossiers existant. Vous pouvez migrer des données vers des dossiers, des e-mails, des fichiers, des notes, des parties, des profils, des tâches à effectuer, des profils utilisateur et tout formulaire de données ou formulaire personnalisé de votre application Case IQ.

Le transfert de données vers Case IQ implique les étapes suivantes :

1. Collectez les données que vous souhaitez importer et organisez-les dans des fichiers .csv, .txt ou .xlsx.
2. Configuration des paramètres d'importation de données avec le gestionnaire de transfert de données, qui indique Case IQ comment importer les données.
3. Exécution de l'importation de données ou planification du moment où Case IQ doit l'exécuter.

Cet article couvre l'étape 1 de ce processus en expliquant comment formater et structurer vos données sources et vos fichiers de données. Si vous vous préparez à importer des pièces jointes, consultez plutôt l'article « Importer des pièces jointes en masse », car le processus est légèrement différent. Si vous avez déjà préparé vos fichiers de données, consultez les sections « Configurer, modifier ou tester les paramètres d'importation de données avec le Gestionnaire de transfert de données » et « Exécuter ou planifier une importation de données » pour les étapes 2 et 3 respectivement.

Dans cet article, nous utilisons plusieurs termes techniques pour expliquer le fonctionnement de l'importation de données. Consultez le glossaire des termes importants ci-dessous :

Liste de contrôle des exigences relatives aux fichiers de données

Bien que cet article détaille toutes nos exigences en matière de fichiers de données, nous avons également créé cette liste de contrôle rapide à titre de référence. Cette liste est également disponible au format .xlsx, ce qui vous permet de vérifier les exigences au fur et à mesure. À l'étape 2 du transfert de données, vous pouvez également valider votre fichier de données dans Case IQ lors de la configuration de vos paramètres d'importation afin de vérifier si le gestionnaire de transfert de données peut importer vos données sources.

Liste de contrôle des fichiers de données.xlsx

Format du fichier de données source

Assurez-vous que les fichiers de données sources que vous souhaitez importer dans Case IQ répondent aux exigences de format suivantes :

Structure du fichier de données source

Case IQ peut lire des données structurées de manière spécifique dans des fichiers .csv, .txt ou .xlsx. Organisez les données de vos fichiers selon la structure suivante :

Exigences relatives à la structure du fichier de données source
1 fichier de données source/importation	Incluez toutes les données d'une importation dans un seul fichier. Pour une importation récurrente, vous pouvez télécharger un nouveau fichier de données sur le serveur SFTP de Case IQ pour chaque importation planifiée.
1 ligne/enregistrement	Assurez-vous que les données de chaque enregistrement sont contenues sur une seule ligne du fichier de données. Par exemple, les images ci-dessous présentent un exemple de fichier de données pour les parties. Les données de chaque partie sont contenues sur une seule ligne de ce fichier.
1 colonne/champ	Assurez-vous que chaque champ possède sa propre colonne. Dans les images ci-dessous, la colonne « Prénom » contient le prénom de chaque enregistrement.
Pour le fichier de données de cas : 1 colonne/champ de flux de travail	Si vous préparez un fichier de données pour des dossiers, créez une colonne distincte pour chaque champ de workflow à définir. Par exemple, supposons que votre application comporte trois workflows, appelés « Enquête RH », « Enquête de sécurité » et « Enquête sur fraude », et que vous souhaitiez définir un statut pour chacun d'eux via l'importation. Votre fichier de données doit contenir les trois colonnes suivantes : « État de l'enquête RH », « État de l'enquête de sécurité » et « État de l'enquête sur fraude ».
Colonne d'identifiant unique	Inclure une colonne pour un identifiant unique, tel qu'une adresse e-mail ou un numéro d'identification. Chaque enregistrement doit avoir une valeur différente dans le champ d'identifiant unique, afin que Case IQ puisse utiliser chaque valeur d'identifiant unique pour retrouver les enregistrements déjà ajoutés au système. Si une ligne du fichier de données et un enregistrement Case IQ ont le même identifiant unique, Case IQ les considérera comme un seul et même enregistrement.
Pour les fichiers de données de courrier électronique, de notes, de fêtes, de tâches ou de formulaires personnalisés : Colonne cible de l'enregistrement de référence	Si vous préparez un fichier de données pour des e-mails, des notes, des réunions, des tâches ou des formulaires personnalisés, assurez-vous qu'il contient une colonne indiquant Case IQ à quel dossier le système doit ajouter chaque enregistrement. Lors de la configuration des paramètres d'importation de données, vous pouvez associer cette colonne à un champ Case IQ. Nous recommandons généralement d'utiliser le numéro d'identification ou le nom du dossier dans votre système source. Dans les images ci-dessous, il s'agit de la colonne « Legacy Case Number ».
Pour le fichier de données de profil utilisateur : Colonne utilisateur SSO	Si vous vous préparez à importer des utilisateurs dans Case IQ et que votre application intègre l'authentification unique (SSO), le système peut les définir automatiquement comme utilisateurs SSO lors de l'importation. Dans votre fichier de données source, vous pouvez ajouter une colonne intitulée « Utilisateur SSO ». Pour chaque utilisateur que vous souhaitez définir comme utilisateur SSO, saisissez « vrai », « oui » ou « 1 » dans la ligne correspondante de la colonne « Utilisateur SSO ». Pour configurer SSO pour votre application, consultez Configurer l'authentification unique (SSO).
Pour .csv ou .txt : 1 type d'enregistrement/fichier de données.	Si vous utilisez des fichiers de données au format .csv ou .txt, assurez-vous que chaque fichier ne contienne que les données d'un seul type d'enregistrement. Si vous prévoyez de migrer plusieurs types d'enregistrements vers Case IQ, créez un fichier de données pour chaque type d'enregistrement. Par exemple, si vous migrez des données vers des dossiers et des parties, vous aurez besoin d'un fichier de données pour les parties et d'un autre fichier de données distinct pour les dossiers.
Pour .xlsx : 1 type d'enregistrement/feuille de calcul.	Si vous utilisez le format .xlsx pour votre fichier de données, assurez-vous que chaque feuille de calcul du fichier .xlsx ne contient que les données d'un seul type d'enregistrement. Nommez chaque feuille de calcul par type d'enregistrement. Par exemple, si vous migrez des données vers des dossiers et des parties, organisez toutes les données des dossiers dans une feuille de calcul et celles des parties dans une autre. Le système ne peut importer les données que d'une seule feuille de calcul à la fois dans le fichier. Lors d'une importation, le système recherche une feuille de calcul dont le nom inclut l'entité d'importation des données. Par exemple, si vous importez des cas, il recherchera une feuille de calcul nommée « cas ». Si Case IQ ne trouve pas une telle feuille de calcul, il importera la première feuille du fichier .xlsx.
Aucune rangée vide dispersée.	Supprimez les lignes vides dispersées dans votre fichier de données, car elles peuvent entraîner des erreurs lors de l'importation. En revanche, les lignes vides à la fin d'un ensemble de données ne provoquent pas d'erreurs.

Format de chaîne de texte

Vos données de chaîne de texte, telles que les descriptions ou le contenu du corps des e-mails, peuvent contenir des caractères ambigus pour Case IQ. En ajoutant des guillemets doubles (") autour du texte contenant ces caractères, le système peut renseigner correctement vos données dans les champs Case IQ.

Format de date

Les dates des fichiers .csv sont stockées au format texte brut. Cependant, les tableurs comme Microsoft Excel ou Google Sheets peuvent reformater automatiquement les valeurs de date en fonction de vos paramètres régionaux. Si vous ouvrez vos fichiers de données sources dans ces applications avant de les importer, les dates risquent de ne pas s'afficher au bon format. Vous pouvez suivre les étapes ci-dessous pour empêcher ce reformatage automatique.

Format du numéro de téléphone

Le gestionnaire de transfert de données prend en charge divers formats de numéros de téléphone standard, qu'il détecte automatiquement dans votre fichier de données source et importe dans Case IQ. Consultez le tableau des formats de numéros de téléphone pris en charge par Case IQ pour connaître tous les formats de numéros de téléphone acceptés. Les numéros de téléphone de votre fichier de données source doivent inclure un indicatif pays.

Si vos données sources utilisent un format de numéro de téléphone non pris en charge, vous pouvez toujours les migrer vers Case IQ. Lors de la configuration de vos paramètres d'importation de données, vous pouvez définir manuellement le format de numéro de téléphone utilisé par vos données dans la section « Remplacements ».

Formats de numéros de téléphone pris en charge

Faire correspondre les données au type de champ

Dans Case IQ chaque type de champ n'accepte que certains types de données. Par exemple, les zones de texte, les zones de texte et les listes déroulantes peuvent contenir des chaînes de texte, comme des noms et des descriptions. Si vous importez du texte dans un champ de type entier, nombre ou devise, il risque de ne pas s'afficher correctement dans Case IQ. De même, si vous importez des données numériques dans une zone de texte, une zone de texte ou une liste déroulante, Case IQ les traitera comme du texte ; vous ne pourrez donc pas les utiliser pour effectuer des calculs dans l'application.

Lors de la préparation de votre fichier de données sources, réfléchissez à l'utilisation que votre organisation compte faire des données que vous souhaitez importer. Pour ce faire :

1. Planifiez les champs Case IQ dans lesquels vous souhaitez importer des données. Vous pouvez ajouter des champs aux types d'enregistrement si nécessaire. Consultez les sections « Modifier un type d'enregistrement standard » et « Ajouter et modifier un type de formulaire personnalisé » pour plus de détails.
2. Vérifiez le type de chaque champ. Vous pouvez vérifier le type d'un champ dans le dictionnaire de données, sous l'onglet Système des Paramètres. Consultez la procédure détaillée dans l'article « Générer un fichier de dictionnaire de données ». Nous avons également répertorié les types de champs pour les champs de profil standard dans la section « Types de champs de profil statique » de cet article.
3. Recherchez chaque type de champ dans le tableau ci-dessous, Formats et exigences des types de champs.
4. Confirmez que les données de votre système source répondent aux exigences détaillées dans le tableau Formats et exigences des types de champs.

Formats et exigences des types de champs

Types de champs de profil statique