Bien qu'un dossier puisse être utilisé pour enregistrer tous les détails d'un seul incident, d'une enquête ou d'une plainte, vous devrez peut-être ajouter un autre dossier concerné ou le résultat d'un autre dossier de quelque manière que ce soit. La fonctionnalité dossiers associés vous permet de créer une connexion entre deux ou plusieurs dossiers et tous leurs enregistrements associés pour une référence rapide à chaque dossier lié.

Il existe trois méthodes pour lier des dossiers liés dans Case IQ :

1. Les liens manuels sont ajoutés directement par un utilisateur.
2. Les liens suggérés sont des recommandations générées automatiquement par le système aux utilisateurs, sur la base des similitudes dans les enregistrements enfants du dossier. Cependant, un utilisateur doit confirmer la suggestion avant que les dossiers soient liés.
3. Semblables aux liens manuels, les liens automatiques sont ajoutés directement par un utilisateur. Cependant, l'utilisateur sélectionne le dossier à lier à l'aide d'un champ « Sélection de dossier » lors de l'ajout ou de la modification d'un dossier.

Bien que les liens automatiques soient définis via le formulaire de dossier, vous pouvez créer des liens manuels et suggérés à partir du sous-onglet dossiers associés de l'onglet Détails sur la page d'un dossier. Après avoir ajouté un lien de dossier manuel ou suggéré, vous pouvez cliquer sur sa ligne dans la grille dossiers associés pour modifier le champ « Raison ». Vous pouvez supprimer n'importe quel type de lien de dossier en vérifiant la ligne du lien, puis en cliquant sur le bouton Supprimer qui apparaît dans l'en-tête de la grille.

Lier manuellement un dossier

1. Sur la page d'un dossier, cliquez sur le sous-onglet dossiers associés.
2. Cliquez sur le bouton Lier le dossier.
3. La fenêtre contextuelle Recherche de dossier liés s'affichera, dans laquelle vous pouvez saisir des critères de recherche pour trouver un dossier existant dans le système et établir un lien avec le dossier d'origine.
   1. Pour effectuer une recherche de texte spécifique dans n'importe quel champ de dossier, utilisez le champ de recherche « Rechercher dans le contenu… ».
   2. Pour affiner votre recherche en fonction des champs de dossier, voir Recherche dans Case IQ : Créer des déclarations de critères de recherche pour obtenir des conseils sur les filtres de critères de recherche sous la zone « Rechercher dans le contenu… ».
4. Cliquez sur un enregistrement de dossier dans les résultats de la recherche pour le lier au dossier d'origine. Le numéro de dossier sera renseigné. Vous pouvez saisir une explication pour lier les dossiers dans la zone de texte « Raison du lien ».
5. Pour procéder à la création du lien manuel entre les dossiers, cliquez sur le bouton Ajouter un lien. Si vous devez revenir aux résultats de la recherche et choisir un dossier différent, cliquez sur le bouton Retour.
6. Une fois que vous avez lié le dossier, le dossier lié sera affiché dans la grille du sous-onglet dossiers associés en tant que lien de dossier de type manuel.

Voir les liens de dossier suggérés

Lorsque vous cliquez sur le sous-onglet dossiers associés, Case IQ recherche automatiquement les enregistrements enfants d'autres dossiers avec des détails similaires. Utilisez les étapes ci-dessous pour créer un lien entre les dossiers en fonction des suggestions de Case IQ :

1. Dans le sous-onglet dossiers associés, vous pouvez cliquer soit sur le bouton Afficher maintenant sur la bannière de liens de dossier possibles, soit sur le bouton Liens suggérés pour consulter les liens de dossier suggérés.
2. La fenêtre contextuelle « Liens suggérés » s'affichera. La fenêtre contextuelle affiche et met en évidence les champs ou enregistrements similaires entre le dossier d'origine et au moins un autre dossier, ainsi qu'un calcul de la pertinence du dossier en pourcentage.
3. Si un dossier suggéré n'est pas pertinent par rapport au dossier d'origine, cliquez sur le bouton Ignorer le lien. Pour connecter un dossier, cliquez sur Approuver le lien. S'il y a plusieurs dossiers suggérés, le dossier suivant dans la liste sera affiché après avoir cliqué sur l'un ou l'autre bouton.
4. Vous pouvez ajouter une explication pour relier les dossiers dans la zone de texte. Cliquez sur Lier les dossiers avec [#] enregistrement (s) pour connecter les dossiers.
5. Après avoir lié le dossier, il sera affiché dans la grille du sous-onglet dossiers associés en tant que lien de dossier de type suggéré.

Comment Case IQ recherche des liens

Étant donné que les champs d'enregistrement enfant contiennent différents types de données, Case IQ examine les champs pour vérifier la correspondance des valeurs de deux manières lors de la recherche de liens entre les tickets.

1. Le système recherche dans des champs de texte courts, appelés « champs de recherche », une correspondance exacte dans le même champ d'un autre enregistrement enfant. Par exemple, Case IQ suggérera un lien entre deux dossiers si leurs enregistrements de partie contiennent le même texte saisi dans leurs champs « Adresse ».
2. Case IQ vérifiera si les champs de texte longs des enregistrements enfants, appelés « champs narratifs », contiennent des mots-clés saisis dans les champs de recherche d'un autre enregistrement enfant. Il ne recherchera pas une correspondance exacte du texte dans les champs narratif et de recherche, ni ne recherchera un texte similaire dans un autre champ narratif. Par exemple, si le champ « Détails » d'une note contient le numéro de téléphone saisi dans le champ « Numéro de téléphone personnel » d'une partie, Case IQ suggérera un lien entre les dossiers auxquels la note et les enregistrements de la partie sont associés.

Le tableau ci-dessous présente les champs d'enregistrement enfant Case IQ utilise pour suggérer des liens de dossier.

Ajouter un lien automatique

Vous pouvez ajouter un lien automatique pour un dossier si le formulaire de dossier de votre candidature contient un champ de sélection de dossier configuré pour la liaison de dossiers. Si un champ de sélection de dossier est disponible sur le formulaire de dossier, vous pouvez ajouter un lien automatique lors de l'ajout d'un nouveau dossier ou de la modification d'un dossier existant en suivant les étapes suivantes.

1. Sur le formulaire Nouveau dossier ou sur la page d'un dossier en mode édition, cliquez sur le champ de sélection du dossier, qui apparaîtra sous la forme d'une zone de texte contenant « Rechercher des dossiers... ». Dans l'exemple ci-dessous, le champ de sélection de dossier est appelé « dossier associé ».
2. Commencez à saisir dans le champ pour rechercher des dossiers et cliquez sur le dossier avec lequel vous souhaitez créer un lien.
3. Cliquez sur le bouton Enregistrer sur le formulaire Nouveau dossier ou sur la page d'un dossier pour créer le lien automatique du dossier.

Vous pourrez voir le lien de dossier automatique que vous avez ajouté sur la page du dossier dans le champ de sélection du dossier et dans l'onglet dossiers associés. Le champ « Raison » sera rempli avec le texte défini par votre administrateur système.

Les administrateurs système peuvent lire les articles Modifier un formulaire standard ou Utiliser le générateur de formulaires pour plus de détails sur l'ajout d'un champ de sélection de dossier au formulaire de dossier de votre application.

Supprimer un lien de dossier

Vous pouvez dissocier les dossiers en supprimant un lien de dossier. Sélectionnez la ligne de lien de dossier dans la grille dossiers associées, puis cliquez sur le bouton Supprimer qui apparaît dans l'en-tête de la grille.