Les enregistrements ajoutés dans Case IQ sont collectés dans des « grilles » ou tableaux sur chaque page d'enregistrement, afin que vous puissiez consulter tous les enregistrements d'un type spécifique. La grille de dossiers sera utilisée comme exemple dans cet article pour vous montrer comment utiliser les grilles. Pour en savoir plus sur les grilles spécifiques, consultez les articles suivants : Dossiers , Profils , Tâches , Notes , Formulaires , Fichiers , E-mails et Parties .

Les grilles sont configurables dans Case IQ , vous pouvez donc personnaliser la vue et les informations affichées. Vous pouvez réorganiser, trier, ajouter et supprimer des colonnes, filtrer des données, exporter et rechercher des mots-clés dans chaque grille de l'application. Si vous apportez des modifications à la disposition d'une grille, la grille s'affichera avec votre configuration la prochaine fois que vous accéderez à la page.

Trier une colonne

Vous pouvez trier les colonnes d'une grille par ordre croissant ou décroissant. Par ordre croissant, les données des colonnes seront affichées par ordre alphabétique (A à Z) ou par valeurs numériques croissantes, selon le type de données dans les cellules. Définir la colonne par ordre décroissant triera les données par ordre alphabétique inverse (Z à A) ou par valeurs numériques décroissantes. Certaines colonnes ne peuvent pas être triées dans le système et n'afficheront pas les flèches de tri.

Pour trier les données dans une colonne de grille :

1. Déplacez votre curseur sur l'en-tête de la colonne que vous souhaitez trier.
2. Cliquez sur l'en-tête de colonne.
3. Lorsque la flèche d'en-tête de colonne pointe vers le haut, la colonne est triée par ordre croissant. C'est par ordre décroissant lorsque la flèche pointe vers le bas.

Filtrer les données de la grille

Des filtres de données sont disponibles pour chaque grille de Case IQ afin de limiter le nombre d'enregistrements affichés dans la grille en fonction des critères que vous sélectionnez. Les filtres sont particulièrement utiles lors de l'affichage d'une grille contenant un nombre important d'enregistrements, telle que la grille dossiers.

Pour filtrer une grille, cliquez sur l'un des menus déroulants au-dessus de la grille et sélectionnez une option de menu. Vous pouvez ajouter plus de filtres à une grille en cliquant sur le bouton Menu Filtre ( ), en sélectionnant les champs selon lesquels vous souhaitez affiner les données de la grille, puis en cliquant sur Terminé . Le menu de filtrage inclura tous les champs du type d'enregistrement correspondant pour la grille. Vous pouvez sélectionner jusqu'à 20 filtres à afficher simultanément sur la grille. Supprimez les filtres en survolant le nom du filtre et en cliquant sur le « x ».

Réorganiser une colonne

Vous pouvez réorganiser les colonnes de la grille en cliquant dessus, en les maintenant enfoncées et en les faisant glisser vers une autre position. Pour modifier l'ordre des colonnes dans n'importe quelle grille :

1. Placez le curseur de la souris sur la colonne que vous souhaitez déplacer.
2. Cliquez et maintenez l'en-tête de colonne avec le bouton gauche de la souris.
3. Tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, déplacez la colonne là où vous souhaitez la positionner.
4. Déposez la colonne en relâchant le bouton gauche de la souris lorsqu'elle est dans la position souhaitée.

Ajouter ou supprimer une colonne

L'ajout et la suppression de colonnes de votre vue peuvent aider à élargir ou à réduire la portée des informations dans la grille. Si vous supprimez une colonne, vous pouvez toujours la rajouter à votre vue en suivant les étapes ci-dessous. Les modifications que vous apportez aux colonnes de la grille et à leur disposition ne seront visibles que par vous et n'auront pas d'impact sur les colonnes vues par les autres utilisateurs. Seule la configuration par défaut des grilles est partagée par tous les utilisateurs de l'application, qui est configurée par votre administrateur système.

1. Cliquez sur le bouton « + » en haut à droite de la grille.
2. Un menu de champs pour le type d'enregistrement sera affiché sous le bouton. Cochez la case à côté de tout champ que vous souhaitez ajouter à votre vue grille. Pour supprimer des colonnes, décochez la case en regard du champ d'enregistrement correspondant.
   • Certains types d'enregistrement comportent de nombreux champs dans le menu de la grille. Vous pouvez donc utiliser la zone de recherche de ce menu pour filtrer les champs. Vos sélections seront mémorisées si vous cochez et décochez les cases lors du filtrage des champs.
3. Cliquez sur le bouton Terminé lorsque vous avez terminé d'ajouter et de supprimer des colonnes. Cliquez sur Annuler pour quitter le menu.

Rechercher dans une grille

Vous pouvez rechercher des mots-clés ou des expressions dans les données de la grille de n'importe quelle grille d'enregistrement. Semblables aux recherches rapides (voir Recherche dans Case IQ ), les résultats seront limités au type d'enregistrement de la grille et aux filtres définis pour la grille. Case IQ recherchera le texte que vous avez saisi dans la zone « Rechercher dans le contenu… » dans tous les champs d'enregistrement, y compris les colonnes qui ne sont pas actuellement affichées sur la grille. Comme pour la recherche rapide, vous devez saisir le mot ou la phrase complète dans la case « Rechercher du contenu… ». Dans l'exemple ci-dessous, les résultats de la recherche affichent tous les dossiers, y compris le texte « Derek » avec un statut « Ouvert ». La recherche a extrait les dossiers dans lesquels « Derek » est le propriétaire ou le créateur du dossier.

Exporter une grille

Pour télécharger les données de la grille, vous pouvez les exporter vers un fichier .xlsx ou .csv. Suivez les étapes suivantes pour télécharger un fichier de grille :

1. Cliquez sur le bouton Options ( ) dans la grille.
2. Dans le menu Options, sélectionnez l'option "Exporter".
3. La fenêtre Exporter apparaîtra, contenant des menus déroulants pour sélectionner les données à exporter.
   1. Utilisez la première liste déroulante pour sélectionner les lignes à inclure dans votre fichier .xlsx ou .csv. Choisissez parmi les options suivantes :
      1. Tout : chaque ligne de la grille. La grille de l'exemple ci-dessous contient un total de 12 enregistrements de dossier.
      2. Filtre actuel : les lignes pour lesquelles vous avez filtré dans la grille à l'aide des filtres de données. Par exemple, vous pouvez définir le filtre « Statut » de la grille dossiers sur « Ouvert » pour exporter tous les dossiers ouverts.
      3. Page actuelle : tous les enregistrements affichés sur la page de la grille. Dans l'exemple ci-dessous, il y a 12 enregistrements dans la grille, mais seulement 10 sont affichés sur la page à la fois.
      4. Sélectionné : les lignes que vous sélectionnez à l'aide des cases à cocher dans la colonne de gauche. Sur les 12 enregistrements de la grille, 3 lignes ont été vérifiées avant de cliquer sur l'option Exporter .
   2. Utilisez la deuxième liste déroulante pour choisir les colonnes à exporter :
      1. Colonnes actuelles : les colonnes affichées sur votre vue grille dans l'application. Choisissez cette option pour exporter uniquement les données que vous voyez actuellement sur la grille.
      2. Toutes les colonnes : exportez toutes les données des enregistrements que vous avez sélectionnés, y compris toutes les colonnes qui ne sont pas actuellement visibles dans votre vue grille dans l'application.
4. Choisissez si vous souhaitez formater les données dans le fichier exporté.
   1. Si vous cochez la case « Formaté ? case à cocher, tous les champs utilisateur afficheront leur nom complet et les champs de date seront au format d'heure suivant : « AAAA-MM-JJ 00:00 AM/PM ».
   2. Si vous choisissez de ne pas formater le fichier, tous les champs utilisateur afficheront le nom complet brut (c'est-à-dire l'ID utilisateur alphanumérique) et les valeurs de date et d'heure non formatées.
5. Cliquez sur le bouton Exporter pour générer le fichier .xlsx ou .csv.
6. Votre navigateur téléchargera le fichier, que vous pourrez maintenant ouvrir depuis votre appareil.

Lorsqu'un utilisateur exporte une grille, un enregistrement « Grid Export » est créé dans le « journal d'intégration » du système. Les administrateurs système et les super utilisateurs peuvent consulter tous les enregistrements du journal d'intégration pour surveiller les intégrations réussies et échouées (voir Journal d'intégration ).

Configurer les paramètres par défaut d'une grille

Si vous disposez des autorisations appropriées, vous pouvez enregistrer votre configuration actuelle des filtres et des colonnes d'une grille comme valeur par défaut pour tous les utilisateurs de l'application. Les autres utilisateurs pourront toujours ajouter et supprimer des filtres de grille et des colonnes pour leur vue, mais la configuration par défaut sera disponible avant d'effectuer des ajustements et ils pourront rétablir la vue par défaut de leur grille dans le menu Options.

1. Cliquez sur le bouton Options ( ) la grille.
2. Dans le menu Options, sélectionnez l'option "Configurer les paramètres par défaut".
3. Ajoutez et supprimez des filtres et des colonnes pour configurer la façon dont vous souhaitez que la grille par défaut apparaisse pour vos utilisateurs.
4. Lorsque vous avez terminé de modifier les filtres et les colonnes, cliquez sur le bouton Enregistrer par défaut .