Recherche dans Case IQ
Case IQ propose trois méthodes de recherche d'enregistrements : recherche rapide, recherche avancée et recherche par grille. Cet article explique où trouver chaque option de recherche, quand les utiliser et comment obtenir les meilleurs résultats.
| Type de recherche | Idéal pour... | Ce qu'il recherche | Pour des résultats optimaux... | Utilisez-le lorsque... |
|---|---|---|---|---|
| Recherche rapide (également appelée « Recherche globale ») | Recherche étendue dans le système | Tous les enregistrements consultables que vous êtes autorisé à consulter. | Utilisez un mot ou une expression complète spécifique, puis affinez la recherche par onglets d'enregistrement. | Vous connaissez le mot-clé, mais vous ne savez pas quel type d'enregistrement le contient. |
| Recherche avancée | Recherche précise et structurée. | Tous les enregistrements consultables auxquels vous avez accès. Les résultats sont affinés par des options de recherche textuelle et des filtres basés sur les champs. | Choisissez l’option de recherche textuelle appropriée : « Tous ces mots », « Contient l’expression exacte » ou « N’importe lequel de ces mots ». N’ajoutez des filtres que si nécessaire. | La recherche rapide est trop générale, ou vous avez besoin de critères répétables et enregistrés. |
| Recherche par grille | Réduction de la liste actuelle des enregistrements. | Seuls les enregistrements que vous êtes autorisé à consulter dans la grille actuelle sont affichés, dans la limite des filtres de la grille. | Commencez par paramétrer les filtres de la grille. Ensuite, effectuez une recherche par mot ou expression. | Vous êtes déjà dans les dossiers, profils, fichiers ou une autre grille et vous souhaitez des résultats ciblés. |
Recherche rapide
La recherche rapide (ou « recherche globale ») est idéale pour commencer lorsque vous ne savez pas où trouver une information précise. Vous pouvez lancer une recherche rapide depuis n'importe quelle page de l'application, prévisualiser les résultats et accéder directement à l'enregistrement correspondant. Cependant, comme elle porte sur un large éventail de critères, les résultats peuvent être moins précis et manquer de pertinence que ceux d'une recherche avancée.
Pour effectuer une recherche rapide :
1. Cliquez sur la zone de recherche dans la barre supérieure de l'application.
2. Saisissez un mot ou une expression complète dans le champ de recherche .
3. Vous verrez maintenant un aperçu des résultats de la recherche. Cliquez sur l'un des enregistrements pour accéder à sa page. Pour afficher tous les résultats, cliquez sur le bouton Rechercher ( 
) ou appuyez sur Entrée sur votre clavier.
4. Sur la page des résultats de recherche, utilisez les onglets pour afficher les résultats correspondant à chaque type d'enregistrement. Comme pour l'aperçu de la recherche, vous pouvez cliquer sur un enregistrement pour accéder à sa page.
5. Si les résultats sont trop généraux ou s'il y a trop de correspondances, cliquez à nouveau sur le champ de recherche , puis sur « Recherche avancée » . Consultez la section suivante de cet article, « Recherche avancée » , pour obtenir des instructions sur la recherche avancée.
Recherche prédictive
Vous devez saisir le mot ou l'expression complète que vous recherchez lorsque vous utilisez le champ de recherche.
Recherches récentes
Vous pouvez consulter et relancer vos cinq dernières recherches rapides depuis le menu de recherche. Pour exécuter l'une de vos recherches récentes :
1. Cliquez sur la zone de recherche dans la barre supérieure de l'application.
2. Vos cinq dernières recherches rapides s'affichent dans le menu de recherche. Cliquez sur une recherche récente pour la relancer. Pour consulter l'historique de vos recherches rapides, cliquez sur le bouton « Recherches récentes » .
3. Sur la page Recherches récentes, vous pouvez cliquer sur l'une de vos recherches rapides précédentes pour la relancer.
Recherche avancée
La recherche avancée est l'option la plus précise et reproductible, vous permettant de rechercher des termes exacts et de créer des filtres. Vous pouvez également enregistrer vos recherches avancées afin de créer des recherches ciblées pour vos tâches récurrentes. Les recherches enregistrées sont spécifiques à votre compte utilisateur et ne peuvent pas être partagées avec d'autres utilisateurs.
Pour effectuer une recherche avancée :
1. Cliquez sur la zone de recherche dans la barre supérieure de l'application.
2. Cliquez sur Recherche avancée .
3. Vous verrez les options de recherche textuelle suivantes. Saisissez vos mots clés ou votre expression dans l'option de recherche textuelle que vous souhaitez utiliser.
| Option de recherche de texte | Comment il recherche les correspondances | Recommandé pour | Résultats pour la requête « Pratiques déloyales » |
|---|---|---|---|
| Tous ces mots | Renvoie les enregistrements contenant tous les mots saisis, même si ces mots sont répartis sur plusieurs champs. | Résultats basés sur l'intention |
Enregistrements dans lesquels un seul champ ou plusieurs champs de l'enregistrement contiennent les mots « Injuste » et « Pratiques ». |
| Contient la phrase exacte | Renvoie les enregistrements correspondant exactement à l'expression saisie. Cette option n'est pas sensible à la casse. | Trouver des informations exactes | Les enregistrements contenant l'expression exacte « Pratiques déloyales » dans un champ seront exclus. Les enregistrements contenant « Déloyales » et « Pratiques » dans un ordre différent ne seront pas inclus dans les résultats. |
| N'importe lequel de ces mots | Renvoie les enregistrements contenant un ou plusieurs des mots saisis. | Découverte plus large | Enregistrements contenant le mot « Injuste » ou « Pratiques » dans n'importe quel champ. |
4. Si nécessaire, vous pouvez ajouter des filtres dans la section « Affiner votre recherche avec des filtres » afin de limiter les résultats par type d’enregistrement et valeur de champ. Dans l’exemple ci-dessous, nous créons un filtre pour les dossiers ouverts depuis moins d’un mois.
Pour ajouter des filtres de recherche à votre recherche avancée...
- Choisissez un type d'enregistrement dans la liste déroulante « <Select> ». Nous avons choisi « Case » pour notre exemple de filtre, comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous.
- Sélectionnez un champ de ce type d'enregistrement dans la liste déroulante « Champs de recherche… ». Dans notre exemple, le champ est « Jours ouverts du calendrier ».
- Dans le menu déroulant suivant, choisissez un opérateur, tel que « contient », « est » ou « n'est pas ». L'opérateur indique Case IQ comment rechercher les mots clés ou les valeurs du filtre. Dans cet exemple, nous avons sélectionné « Inférieur ou égal à ».
- Les options disponibles dans ce menu déroulant dépendent du type de données stockées dans le champ. Consultez le glossaire des opérateurs de critères pour obtenir la liste complète des opérateurs par champ.
- Vous pouvez maintenant saisir une valeur dans un champ à l'aide des options de saisie situées à droite du filtre. Dans notre exemple, nous avons saisi « 30 » dans la zone de texte prévue à cet effet.
- Les options de saisie varient selon le type de champ sélectionné. Par exemple, si vous choisissez le champ « Confidentiel », les boutons radio « Oui » et « Non » s’afficheront.
- Pour créer un autre filtre, cliquez sur le bouton Ajouter des critères de recherche . Répétez les étapes 1 à 6 pour le nouveau filtre.
- Si vous créez plusieurs filtres, utilisez le bouton « Tous/N'importe quel » pour définir si les enregistrements doivent correspondre à tous les filtres ou à un seul pour être inclus dans les résultats de recherche.
- En sélectionnant « Tous », les enregistrements n’ont besoin de correspondre qu’à un seul de vos filtres.
- Choisir « Tous » signifie que les enregistrements doivent correspondre à tous les filtres.
- Vous avez créé un filtre. Lors de votre recherche avancée, seuls les enregistrements correspondant à vos critères seront inclus dans les résultats.
5. Une fois que vous avez terminé de saisir vos mots clés et vos filtres de recherche, cliquez sur le bouton Recherche avancée pour afficher les résultats.
6. Si vous prévoyez de réutiliser ces critères de recherche, cliquez sur le bouton Enregistrer .
Recherches enregistrées
Pour retrouver vos recherches enregistrées, cliquez sur le champ de recherche dans la barre supérieure de l'application, puis sur « Recherches enregistrées ». Vos recherches enregistrées sont uniquement accessibles depuis votre compte utilisateur. Vous ne pouvez pas partager vos recherches avancées avec d'autres utilisateurs.
Recherche par grille
Utilisez la recherche par grille lorsque vous connaissez déjà le type d'enregistrement, car les résultats seront limités à ce type d'enregistrement et aux filtres de la grille. Vous pouvez effectuer une recherche par grille depuis n'importe quelle grille d'enregistrements, comme la grille « Dossiers ». Case IQ effectuera une recherche dans tous les champs de ce type d'enregistrement, y compris ceux qui ne sont pas affichés sous forme de colonnes. Comme pour les recherches rapides, saisissez le mot ou l'expression complète dans le champ de recherche.
Pour effectuer une recherche par grille :
1. Accédez à la grille correspondant au type d'enregistrement. Vous pouvez naviguer vers une grille d'enregistrement en cliquant sur les onglets de la barre latérale gauche de l'application.
2. Pour un résultat optimal, nous vous recommandons de définir des filtres pour la grille avant de lancer la recherche. Dans la capture d'écran ci-dessous, le filtre « Statut du dossier » est défini sur « Ouvert ». Consultez l'article « Configurer une grille » pour obtenir des instructions complètes sur l'ajout et l'application de filtres.
3. Cliquez sur le bouton Rechercher de la grille et saisissez un mot ou une expression. Dans la capture d'écran ci-dessous, nous avons saisi « Jen ».
4. Examinez les résultats. Dans l'exemple ci-dessous, les résultats de la recherche affichent tous les dossiers contenant le texte « Jen » et dont le statut est « Ouvert ». La recherche a permis de trouver les dossiers où « Jen » est la propriétaire ou la créatrice du dossier.
- Pour ouvrir un enregistrement dans un nouvel onglet, cliquez sur le numéro de l'enregistrement pour accéder à sa page.
- Sur la grille des dossiers ou la page Vues, vous pouvez également prévisualiser un dossier. Cliquez sur la ligne du dossier pour ouvrir le panneau des champs épinglés. Les administrateurs peuvent configurer ces champs pour votre application ; consultez la section « Gérer les vues des panneaux » pour plus d’informations.
5. Si les résultats sont trop larges ou s'il y a trop de correspondances, vous pouvez ajouter plus de filtres ou ajuster les mots clés de la recherche.
Quelle recherche donne les meilleurs résultats ?
En règle générale :
- Commencez par une recherche rapide (également appelée « recherche globale ») lorsque vous ne savez pas où trouver le contenu.
- Passez à la recherche avancée lorsque la première recherche est trop générale ou nécessite des filtres.
- Utilisez la recherche par grille lorsque vous êtes déjà sur la grille appropriée et que vous souhaitez obtenir les résultats les plus ciblés.
Exemples courants
| Scénario | Recherche recommandée |
|---|---|
| Je connais le nom ou le mot-clé, mais je ne sais pas où il est stocké. | Utilisez la recherche rapide. |
| J'ai besoin de tous les enregistrements contenant une expression exacte et un type d'enregistrement ou un filtre spécifique. | Utilisez la recherche avancée. |
| Je suis sur la grille des dossiers et je souhaite ouvrir les dossiers liés à « Jen ». | Filtrez la grille sur « Ouvert », puis utilisez la recherche par grille pour trouver « Jen ». |
| J'ai besoin d'une recherche que je puisse relancer plus tard. | Créez une recherche avancée et enregistrez-la. |
Recherche de contenu dans les fichiers texte
Case IQ peut rechercher du texte dans certains fichiers lorsque vous effectuez une recherche rapide ou avancée (voir « Rechercher dans Case IQ pour plus de détails sur les recherches rapides et avancées). Tous les fichiers texte (.docx, .pdf ou .txt) de moins de 15 Mo peuvent être extraits dans les résultats de recherche.
Vous pouvez vérifier si Case IQ peut effectuer une recherche dans un fichier dans la colonne « Contenu consultable » de la grille Fichiers. Une icône en forme de loupe (
) s'affiche dans la ligne du fichier si son contenu est consultable. Si la colonne « Contenu consultable » n'apparaît pas dans votre application, vous pouvez l'ajouter à votre vue à partir du menu Colonne (
) de la grille (voir Configurer une grille : ajouter ou supprimer une colonne pour plus d'informations).
Contenu consultable jusqu'à 2 ans
Les dossiers resteront consultables pendant deux ans. Vous pourrez toujours les rechercher et y accéder depuis leur dossier ou la grille des dossiers, mais leur contenu ne sera plus consultable.
