Activez et configurez une intégration SFTP (protocole de transfert de fichiers) pour votre application Case IQ sur la page Importation de données sous l'onglet Système dans Paramètres. Avec une intégration SFTP, les administrateurs peuvent importer des données depuis une autre application (telle que le système d'information des ressources humaines de l'organisation) pour remplir les enregistrements de profil dans Case IQ. Cet article couvre les étapes pour activer une intégration SFTP en ajoutant un enregistrement d'importation de données. Si vous avez déjà configuré une importation de données et souhaitez planifier le processus, consultez la section Planifier une importation de données de cet article.

Format du fichier de données

Les fichiers de données téléchargés sur le serveur SFTP de Case IQ doivent répondre aux exigences suivantes :

• Toutes les données d'une importation doivent être incluses dans un seul fichier de données.
  • Pour une importation de données SFTP récurrente, vous pouvez télécharger un nouveau fichier de données pour chaque importation planifiée.
• Les données de chaque profil doivent figurer sur une ligne du fichier de données, ce qui signifie qu'il y a un profil par ligne. De même, un champ de profil par colonne.
• Les fichiers de données doivent être au format. format csv. Nous utilisons les normes RFC 4180 pour .csv, que vous pouvez consulter dans le mémo Format commun et type MIME pour les fichiers à valeurs séparées par des virgules (CSV).
• Les noms de fichiers de données doivent commencer par le « Préfixe de nom de fichier unique » défini dans l' action de la règle d'importation de données SFTP (voir la section Planifier une importation de données).

Ajouter une importation de données

Pour ajouter une importation de données, cliquez sur le bouton Ajouter une importation de données sur la page Importation de données. Le formulaire Nouvelle importation de données comprend plusieurs sections à remplir. Tout d'abord, remplissez les champs suivants dans la section Paramètres d'importation de données :

• Nom : saisissez un nom pour faire référence à l'importation de données.
• Importer l'entité : choisissez « Profil ».
• Méthode de mise à jour : choisissez la manière dont le système importera les données dans votre application. Le système utilisera l'identifiant unique que vous avez défini dans la section Mappage des champs, tel qu'un identifiant d'employé ou une adresse e-mail, pour faire correspondre les lignes du fichier de données avec les profils dans Case IQ. Une ligne de fichier de données et un profil Case IQ avec la même valeur dans le champ d'identifiant unique seront considérés comme le même profil. Sélectionnez l'une des options suivantes :
  • Remplacez tous les enregistrements existants : le système mettra à jour uniquement les profils avec un identifiant unique correspondant dans le fichier de données.
  • Mettre à jour les enregistrements existants et insérer de nouveaux : le système mettra à jour les profils avec un identifiant unique correspondant dans le fichier de données. Ensuite, il ajoutera un profil pour toutes les lignes du fichier de données qui n'ont pas d'identifiant unique correspondant dans Case IQ.
  • Insérez uniquement de nouveaux enregistrements : le système ajoutera un profil pour toutes les lignes du fichier de données qui n'ont pas d'identifiant unique correspondant dans Case IQ. Aucun profil existant dans Case IQ ne sera mis à jour.
• Destinataires des notifications d'erreur : saisissez un e-mail pour recevoir des notifications d'erreur si le système ne peut pas traiter une importation.

Ensuite, vous pouvez indiquer au système quelles données remplir dans les champs de profil en remplissant la section Mappage des champs.

1. Cliquez sur le bouton « + Mappage de champs ».
2. Recherchez et sélectionnez un champ de profil dans la liste déroulante « Champ cible ». Vous pouvez sélectionner n'importe quel champ de profil Case IQ dynamique ou statique comme champ cible. Vous ne pouvez mapper qu'une seule colonne de fichier de données à un champ.
3. Lorsque vous sélectionnez un champ cible, le champ « En-tête de colonne du fichier de données » sera automatiquement renseigné avec la « Légende » du champ cible comme espace réservé. Vous pouvez modifier « l'en-tête de colonne du fichier de données » afin qu'il corresponde à l'en-tête de colonne de vos fichiers de données.
4. Sélectionnez si le champ est obligatoire pour un profil. Si une ligne du fichier de données ne contient pas de valeur pour un champ que vous avez défini comme requis, le système n'ajoutera pas de profil ni ne mettra à jour un profil existant pour la ligne.
5. Cliquez sur les options () pour la ligne. Vous pouvez définir une ligne comme identifiant unique en sélectionnant l'option « Définir comme identifiant unique ».
   1. Chaque profil doit avoir une valeur différente pour son identifiant unique, comme une adresse e-mail ou un identifiant d'employé.
   2. Vous ne pouvez sélectionner qu'un seul identifiant unique pour une importation de données.
   3. L'identifiant unique fait office d'identifiant de chaque profil. Il indique à Case IQ comment identifier un seul enregistrement de profil. Lors d'une importation, le système recherchera les lignes du fichier de données et les profils Case IQ avec le même identifiant unique. Les lignes et les profils avec le même identifiant unique sont considérés comme le même profil.
6. Continuez à mapper plus de champs dans votre fichier de données en cliquant sur le bouton « + Field Mapping ». Vous pouvez mapper jusqu'à 40 champs par importation de données.
7. Lorsque vous avez terminé de mapper les champs, cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer votre importation de données.

Après avoir rempli les sections Paramètres d'importation de données et Mappage de champs, cliquez sur le bouton Enregistrer. 

Modifier une importation de données

Vous pouvez mettre à jour un import de données à tout moment depuis la page d' import de données :

1. Cliquez sur le bouton Modifier.
2. La page d'importation de données sera désormais en mode édition. Vous pouvez désormais mettre à jour les paramètres et le mappage des champs de l'importation de données.
3. Lorsque vous avez terminé vos modifications, cliquez sur le bouton Enregistrer.

Supprimer une importation de données

Si vous devez supprimer définitivement une importation de données, vous pouvez la supprimer en cliquant sur le bouton Supprimer sur la page de l'importation de données. Si vous avez ajouté une règle « Planifier le processus » et une action « Importation de données SFTP » pour cette importation de données, le système ne pourra pas exécuter l'importation de données lorsqu'elle est planifiée. Vous pouvez modifier la règle « Planifier le processus » pour modifier l'importation des données.

Planifier une importation de données

Après avoir configuré votre importation de données, vous pouvez planifier le moment où le système l'exécutera en ajoutant une « règle ». Dans Case IQ, les règles sont configurées par les administrateurs système pour exécuter automatiquement les tâches. Vous ajoutez une règle « Planifier le processus » pour définir le moment où le système exécutera votre importation de données. Utilisez les étapes suivantes pour ajouter une règle « Planifier le processus » et une action « Importation de données SFTP ». Vous pouvez voir des détails sur d'autres types de règles dans Ajouter une règle.

1. Dans Paramètres, accédez à la page Règles sous l'onglet flux de travail.
2. Cliquez sur le bouton Ajouter une règle.
3. Le formulaire Nouvelle règle sera chargé. Dans le champ « Nom », saisissez un nom descriptif pour votre règle.
4. Dans le champ « Type de règle », sélectionnez « Processus planifié ».
5. Les champs « Fréquence » et « Temps de déclenchement » seront désormais affichés pour que vous puissiez les remplir.
   1. Fréquence : choisissez la fréquence à laquelle le système doit exécuter l'importation des données. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes : quotidien, quotidien (semaine de travail), hebdomadaire et mensuel. Si vous sélectionnez « Quotidien (semaine de travail) », le processus sera déclenché tous les lundis, mardis, mercredis, jeudis et vendredis.
      1. « Jours du mois » ou « Jours de la semaine » : si vous réglez la « Fréquence » sur « Hebdomadaire » ou « Mensuel », un champ « Jours de la semaine » ou « Jours du mois » s'affichera, donc vous pouvez choisir les jours de la semaine ou du mois pour exécuter le processus. Vous pouvez choisir plusieurs jours.
   2. Heure de déclenchement : définissez l'heure à laquelle le système doit exécuter l'importation de données. Le système peut ne pas utiliser votre fuseau horaire. Vous pouvez vérifier le fuseau horaire du système sur la page À propos sous l'onglet Système dans Paramètres.
6. Cliquez sur le bouton « + » dans la section Actions et sélectionnez « Ajouter une importation de données SFTP ».
7. Les champs suivants seront affichés dans le formulaire Nouvelle importation de données SFTP et vous devrez les remplir :
   1. Importation de données : sélectionnez l'importation de données que vous souhaitez planifier. Vous ne pouvez sélectionner que les importations de données déjà ajoutées au système.
   2. Préfixe de nom de fichier unique : saisissez un ensemble unique de caractères que vous ajouterez au début des noms de fichiers de données pour cette importation. Case IQ utilise ce préfixe de nom de fichier unique pour identifier les fichiers à importer dans votre application lorsque cette règle est déclenchée. Par exemple, si vous importez des informations sur le personnel de votre organisation dans les profils Case IQ, vous pouvez utiliser « personnel », « employés » ou « sous-traitants » comme préfixe unique du nom de fichier. N'incluez pas d'espaces ni de caractères spéciaux.
8. Lorsque vous remplissez le champ de préfixe de nom de fichier unique, Case IQ indiquera à quoi devraient ressembler vos noms de fichiers de données en suivant nos conventions de dénomination de fichiers dans le champ « Aperçu du nom de fichier de données », c'est-à-dire « [préfixe de nom de fichier unique]_{arbitraryId}.csv ».
   1. Assurez-vous que les fichiers de données exportés par votre système sont nommés selon ce format. Tous les noms de fichiers de données doivent commencer par le préfixe unique du nom de fichier pour l'importation suivi d'un trait de soulignement. Par exemple, si le préfixe unique du nom de fichier est « employés », vos noms de fichiers de données doivent commencer par « employés_ ».
   2. Tout texte suivant « [préfixe de nom de fichier unique]_ » dans un nom de fichier de données est appelé « ID arbitraire ». Case IQ n'utilisera pas « l'ID arbitraire » pour identifier les fichiers de données, vous pouvez donc inclure n'importe quel texte comme ID arbitraire.
   3. Chaque fichier de données destiné à l'importation de données peut avoir un ID arbitraire différent. Les identifiants arbitraires peuvent être utiles aux utilisateurs pour identifier différents fichiers de données lors d'une importation de données récurrente. Par exemple, l'ID arbitraire peut être un horodatage lorsque le fichier de données a été exporté par votre système.
9. Après avoir noté l'aperçu du nom du fichier de données, cliquez sur le bouton Enregistrer dans le formulaire Nouvelle importation de données SFTP.
10. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour le formulaire Nouvelle règle.