1. Configurer l'importation

Dans la section « Configurer l'importation », vous pouvez saisir les informations de base concernant l'importation que vous configurez, comme le type d'enregistrement à importer et le format de vos fichiers de données sources. Renseignez les champs suivants :

• Nom : saisissez un nom pour faire référence à l'importation de données.
• Entité d'importation : choisissez l'entité Case IQ, ou le type d'enregistrement, dans lequel vous souhaitez importer des données. Par exemple, pour importer des enregistrements de votre système source vers des profils Case IQ, choisissez « Profil » comme « Entité d'importation ».
  • Vous pouvez sélectionner les types d'enregistrement suivants dans lesquels migrer les données : cas, e-mails, fichiers, notes, parties, profils, tâches à effectuer, profils utilisateur et tous les formulaires de données ou formulaires personnalisés dans votre système Case IQ.
  • Pour obtenir des informations spécifiques sur l'importation de pièces jointes, reportez-vous à Importer des pièces jointes en masse.
• Format de fichier : sélectionnez le format de votre fichier de données source. Vous pouvez choisir .csv, .txt ou .xlsx.
• Délimiteur : si vous sélectionnez .csv ou .txt comme format de fichier source, choisissez le délimiteur utilisé dans vos fichiers de données. Vous pouvez choisir un format délimité par des virgules ou des barres verticales pour les fichiers .csv ou .txt.
• Méthode de mise à jour : choisissez la méthode d'importation des données dans les enregistrements Case IQ. Le système peut déterminer si votre fichier de données source contient des enregistrements déjà existants dans Case IQ grâce à l'identifiant unique sélectionné dans la section « Mapper les champs » du formulaire « Nouvelle importation de données ». Sélectionnez l'une des options suivantes :
  • Remplacer tous les enregistrements existants : le système supprime tous les enregistrements d'entités d'importation actuellement présents dans l'application, puis ajoute tous les enregistrements du fichier de données source à Case IQ. L'option « Remplacer tous les enregistrements existants » n'est disponible que si vous avez sélectionné des profils ou des formulaires de données comme entité d'importation.
  • Mise à jour des enregistrements existants et insertion de nouveaux enregistrements : le système met à jour les enregistrements avec un identifiant unique correspondant dans le fichier de données. Il ajoute ensuite un enregistrement pour chaque ligne du fichier de données qui ne possède pas d'identifiant unique correspondant dans Case IQ. Vous pouvez utiliser cette méthode pour mettre à jour ou supprimer des enregistrements en masse. Consultez l'article «  Mettre à jour ou supprimer des enregistrements en masse » pour plus de détails.
  • Insérer uniquement les nouveaux enregistrements : le système ajoutera un enregistrement pour chaque ligne du fichier source qui ne possède pas d'identifiant unique correspondant dans Case IQ. Il ne mettra à jour aucun enregistrement existant dans Case IQ.
• Destinataires des notifications d'erreur : saisissez une adresse e-mail pour recevoir des notifications lorsque le système traite l'importation des données.
• Recherche d'utilisateur : choisissez comment le système recherchera les utilisateurs dans votre application pour renseigner les champs utilisateur ou multi- utilisateurs. Lors de l' importation de données dans un champ utilisateur ou multi- utilisateurs, le système recherchera un profil utilisateur correspondant dans Case IQ à associer au champ. Par exemple, si vous choisissez « E - mail », le système recherchera un profil utilisateur dans Case IQ ayant une adresse e - mail correspondante.
• Rôle utilisateur par défaut : lorsque vous sélectionnez « Profil utilisateur » comme « Entité d' importation », choisissez le rôle utilisateur que le système doit attribuer aux utilisateurs importés. Vous pouvez mapper le champ « Rôle utilisateur » à un champ source du fichier de données, afin que chaque profil utilisateur ait son rôle correct. Cependant, si un profil utilisateur de votre fichier de données ne possède pas de rôle utilisateur valide, le système lui attribuera le « Rôle utilisateur par défaut » sélectionné.
  • Nous vous recommandons de définir le « Rôle utilisateur par défaut » sur un ensemble d' autorisations inférieur, afin de ne pas accorder plus d'autorisations aux utilisateurs que prévu.

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2. Options avancées et remplacements

Dans les sections Options avancées et Remplacements, vous pouvez configurer des paramètres supplémentaires pour l'importation de vos données si nécessaire. Le gestionnaire de transfert de données est conçu pour détecter et gérer automatiquement divers formats de données standard. Cependant, s'il ne parvient pas à analyser certaines données, vous pouvez utiliser les options Remplacements pour lui indiquer le format exact à utiliser pour renseigner correctement les données sources dans Case IQ.

Pour afficher ces paramètres supplémentaires, cochez la case « Afficher les options avancées » dans la section « Options avancées ». Les options de remplacement suivantes s'afficheront :

• Remplacement du format de date : nous recommandons d'utiliser cette option uniquement si le format de date de vos données sources n'est pas ISO, c'est-à-dire que vos dates ne sont pas formatées comme : AAAA-MM-JJ. Si vos valeurs de date ne sont pas au format ISO, sélectionnez le format de date utilisé par vos données sources dans l'option « Date format override ». Les dates dans d'autres formats peuvent être ambiguës pour le gestionnaire de transfert de données, qui se référera donc à votre sélection « Format de date prioritaire » pour remplir les données avec précision.
  • Si les dates de vos données sources sont au format ISO, le gestionnaire de transfert de données peut automatiquement traiter les dates de vos données sources, de sorte qu'il n'est pas nécessaire d'utiliser l'option « Format de date prioritaire ».
  • Dans votre application, les dates seront affichées dans le format de date défini dans les options (voir « Mettre à jour les options de l'application), même si le format de date de vos données source est différent.
• Remplacement de l'encodage : sélectionnez le type d'encodage utilisé par votre fichier de données source. Nous vous recommandons d'utiliser cette option uniquement si le gestionnaire de transfert de données ne peut pas détecter le codage de votre fichier de données source.
• Remplacement du numéro de téléphone : nous vous recommandons d'utiliser cette option uniquement si le format du numéro de téléphone de vos données sources n'est pas pris en charge par le gestionnaire de transfert de données (voir « Préparer un fichier de données pour l'importation : Formats de numéros de téléphone pris en charge »). Pour activer le remplacement du numéro de téléphone, saisissez tous les chiffres de votre numéro de téléphone, y compris l'indicatif pays, en utilisant des caractères « X » comme espaces réservés. N'oubliez pas d'inclure les caractères spéciaux dans le format du numéro de téléphone.
  • Par exemple, supposons que les données de votre système source contiennent des numéros de téléphone avec des dièses, des tirets et des crochets, comme « #11(325)-545-7333 ». Vous devez saisir « #XX(XXX)-XXX-XXXX » dans le champ « Remplacement du numéro de téléphone ».
• Remplacement du code pays : si vous utilisez l'option « Remplacement du numéro de téléphone », saisissez le code pays à utiliser pour tous les numéros de téléphone dans vos données sources.
  • Par exemple, si vos numéros de téléphone incluent le 11 comme indicatif pays, saisissez « 11 » dans le champ « Indicatif pays de remplacement ». Si des numéros de téléphone de vos données ont un indicatif pays différent de celui défini ici, le système ne pourra pas importer les données de cette ligne et enregistrera une erreur.

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3. Identifier la relation

Si vous sélectionnez des e-mails, des notes, des parties, des tâches ou des formulaires personnalisés comme « Entité d'importation », vous pouvez choisir comment le système recherchera le dossier de chaque enregistrement importé dans la section « Identifier la relation ». Cette section ne s'affichera pas si vous configurez une importation de dossiers, de profils ou de profils utilisateur. Si la section « Identifier la relation » est affichée, renseignez les champs suivants dans la grille :

• Source : saisissez un en-tête de colonne de votre fichier de données source que le système doit utiliser pour identifier le cas pour chaque enregistrement importé. Le champ source correspond généralement au numéro d'identification ou au nom du cas dans votre système source ou existant.
• Type d'enregistrement de référence : « Cas » sera le type d'enregistrement de référence par défaut pour les e-mails, les notes, les parties, les tâches à effectuer et les formulaires personnalisés.
• Cible de l'enregistrement de référence : sélectionnez un champ d'observation dans Case IQ correspondant au champ source sélectionné. Lors de l'importation, le système recherchera une correspondance entre le champ cible de l'enregistrement de référence dans Case IQ et le champ source de votre fichier de données source afin de déterminer la casse de chaque enregistrement.
  • Nous vous recommandons de sélectionner « N° de dossier », « ID source » ou « ID » comme cible de l'enregistrement de référence, car chaque dossier de votre système possède un numéro de dossier, un ID source ou un ID unique. Ainsi, le système pourra toujours trouver le dossier correspondant aux enregistrements importés.

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4. Champs de carte

Enfin, vous pouvez indiquer au système les données à renseigner dans les champs Case IQ. Dans la section « Mapper les champs », ajoutez une ligne pour chaque colonne de votre fichier de données source, puis sélectionnez le champ Case IQ dans lequel le système doit renseigner ces données.

Vous pouvez ajouter des champs dans la colonne source en les générant automatiquement en fonction de votre fichier de données source ou en les remplissant manuellement, les deux étant détaillés dans les sections ci - dessous.

Après avoir ajouté des mappages de champs à l’aide de l’une ou l’autre méthode, vous pouvez les modifier selon vos besoins.

• Pour supprimer un mappage de champ, cliquez sur le bouton Options de la ligne () et sélectionnez l'option « Supprimer ».
• Pour sélectionner un autre champ comme identifiant unique, cliquez sur le bouton Options de la ligne () et sélectionnez l'option « Définir comme identifiant unique ». Vous ne pouvez sélectionner qu'un seul identifiant unique pour une importation de données.
• Si vous souhaitez démarrer la cartographie à partir de zéro, cliquez sur le bouton Options () pour la grille et sélectionnez l'option « Effacer les mappages de champs ». Cela supprimera toutes les lignes de la grille de mappage de champs.

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