Vous pouvez envoyer des e-mails à l'aide du formulaire Nouvel e-mail dans Case IQ et le système stockera l'e-mail et toutes les réponses ultérieures dans le dossier. Vous pouvez accéder au formulaire Nouvel e-mail de l'une des manières suivantes : (1) le bouton Ajouter un e-mail sur la page Grille des e-mails, (2) le bouton « + Ajouter  » sur la page d'un dossier ou (3) le bouton Ajouter un e-mail sur un la page du dossier, sous l'onglet Activité et le sous-onglet E-mails.

Après avoir chargé le formulaire Nouvel e-mail, vous pouvez remplir les champs concernés. Voir une description de chaque champ Nouvel e-mail ci-dessous :

• Numéro de dossier : si vous cliquez sur le bouton Ajouter un e-mail ou le bouton « + Ajouter  » sur une page de dossier, le champ « numéro de dossier » sera automatiquement renseigné lorsque le formulaire Nouvel e-mail est chargé. Cependant, si vous accédez au formulaire Nouvel e-mail à partir de la page Grille des e-mails, le champ « numéro de dossier » devra être rempli manuellement.
• Envoyer à: indiquer le destinataire de l'e-mail. Vous pouvez entrer un utilisateur Case IQ e-mail ou toute autre adresse e-mail en tant que destinataire. Au fur et à mesure que vous tapez, Case IQ génère une liste déroulante de suggestions d'utilisateurs. Vous pouvez cliquer sur l’une de ces suggestions pour la saisir dans le champ « Envoyer à ». Si vous n'envoyez pas à un utilisateur Case IQ, saisissez l'adresse e-mail manuellement et appuyez sur Entrée ou Retour sur votre clavier.
  • Pour afficher les champs de courrier électronique « CC » et « BCC », cliquez sur le bouton Ajouter un lien Cc Bcc sous le champ « Envoyer à ».
• Ligne d'objet : saisissez le texte que le système doit utiliser pour l'objet de l'e-mail.
• Haute priorité : cochez la case et Case IQ enverra l'e-mail avec une priorité élevée en fonction du client de messagerie du destinataire.
• Réponse standard : vous pouvez sélectionner une option déroulante « Réponse standard » pour remplir le corps du texte du formulaire Nouvel e-mail avec un modèle.
• Corps : saisissez le texte principal de votre e-mail et utilisez les options de formatage du texte si nécessaire.
• Bouton Ajouter une signature : si vous avez configuré une signature électronique dans Case IQ, cliquez sur le bouton Ajouter une signature pour ajouter le texte de votre signature électronique à la fin du « Corps » (voir Modifier les paramètres du compte sur la page de profil : Signature).

Au bas de la page, vous aurez la possibilité d'ajouter tous les fichiers pertinents, qui seront joints à l'e-mail lors de son envoi (lire Ajouter un fichier pour plus de détails).

Lorsque vous avez terminé de rédiger votre e-mail, cliquez sur le bouton Envoyer en haut de la page et Case IQ enverra l'e-mail à tous les destinataires répertoriés dans le champ « Envoyer à ». Cliquez sur Annuler pour supprimer votre brouillon d'e-mail.

Si le destinataire est un utilisateur Case IQ, il peut recevoir une notification en fonction de ses paramètres de notification. Voir un exemple de notification dans l'application ci-dessous. Si le destinataire répond, vous pouvez lire sa réponse sur la page Email Thread.

Lier un e-mail à un autre enregistrement

Lorsque vous ajoutez un courriel, vous pouvez le lier à un autre enregistrement, tel qu'une partie, une note ou un fichier, pour le même dossier afin d'établir un lien. Par exemple, vous pouvez lier un courriel à l'une des tâches du dossier pour montrer que la tâche résulte d'une conversation par courriel. Vous pouvez lier un courriel dans le formulaire Nouveau courriel en suivant les étapes suivantes :

1. Cliquez sur le bouton Lier () dans le formulaire Nouveau e-mail.
2. Dans la fenêtre contextuelle « Afficher tous les enregistrements liés », cliquez sur le bouton Lier les enregistrements. 
3. Sélectionnez un « Type de lien d'enregistrement » pour le lien. Le type de lien indique comment ces enregistrements sont liés les uns aux autres.
   1. Les administrateurs peuvent configurer les types de lien d'enregistrement disponibles dans les Paramètres, voir Ajouter, modifier et supprimer des types de lien d'enregistrement pour plus de détails.
4. Sélectionnez un ou plusieurs enregistrements à lier au e-mail. Vous pouvez lier jusqu'à 50 enregistrements au e-mail en une seule fois.
5. Une fois que vous avez choisi le type de lien et les enregistrements, cliquez sur le bouton Lier les enregistrements. 
6. Les liens seront créés après l'enregistrement du formulaire Nouveau e-mail. Lorsque les liens sont disponibles, ils s'affichent sur la page du e-mail, sur la page de l'autre enregistrement et sur la page du dossier, sous l'onglet Liens. Vous pouvez maintenant fermer la fenêtre contextuelle « Afficher tous les enregistrements liés » et continuer à remplir le formulaire Nouvel e-mail.

Vous pouvez ajouter et modifier d'autres liens après avoir créé l'e-mail. Reportez-vous à la section Lier les enregistrements d'un dossier pour plus de détails sur la modification et la suppression des liens d'enregistrement.