Si votre administrateur système a configuré une boîte de réception pour votre application, vous pouvez envoyer un courriel directement à un dossier en utilisant une adresse spécifique. Lorsque vous envoyez un courriel à la boîte de réception d'un dossier de votre application, le système ajoute le courriel au dossier dans Case IQ, que vous pouvez voir dans l'onglet Courriels de la page du dossier. Vous devrez connaître l'adresse électronique de la boîte de réception du système avant de pouvoir envoyer un courriel à un dossier. Contactez votre administrateur système pour obtenir l'adresse e-mail de la boîte de réception du système. Les administrateurs peuvent se référer à Ajouter une règle de courrier électronique et Réviser le courrier entrant non attribué pour plus de détails sur la configuration d'une boîte de réception de dossier et d'une adresse électronique de boîte de réception du système.

Pour vous montrer comment envoyer des e-mails à des dossiers, un exemple de règle de boîte de réception de dossier a été créé avec l'adresse e-mail caseinbox@sample.caseiq.com. Ensuite, un e-mail a été envoyé à l'adresse e-mail d'exemple en suivant les étapes suivantes :

1. Rédigez un e-mail dans votre client de messagerie (par exemple Microsoft Outlook, Gmail, etc.).
2. Saisissez l'adresse e-mail de l'adresse de réception du système fournie par votre administrateur système comme destinataire. Dans cet exemple, l'e-mail a été envoyé à caseinbox@sample.caseiq.com (étiqueté 2dans la capture d'écran ci-dessous).
   1. Les administrateurs peuvent configurer l'adresse de la boîte de réception du système. Pour plus de détails, voir Ajouter une règle de messagerie et Réviser le courrier entrant non attribué.
3. Entrez le numéro d'un dossier existant au début de la ligne d'objet. Le système lira tous les caractères avant un espace dans la ligne d'objet de l'e-mail comme numéro de dossier.
   1. La ligne d'objet de l'e-mail dans l'exemple est « 2023-002 Allégation de harcèlement », ce qui signifie que l'application recherchera un dossier existant avec l'ID de dossier 2023-002 (étiqueté 3 dans la capture d'écran ci-dessous).
   2. Vous pouvez ajouter des informations supplémentaires dans la ligne d'objet après le numéro de dossier.
4. Tapez un message dans le corps de l'e-mail. Ce contenu apparaîtra dans l’enregistrement de courrier électronique joint au dossier.
5. Envoyez l'e-mail.

Après l'envoi de l'e-mail, il sera ajouté en tant qu'enregistrement enfant du dossier (2023-002 dans cet exemple), ce qui signifie que les utilisateurs peuvent consulter l'e-mail dans l'application sous le sous-onglet E-mails de la page du dossier. Vous pouvez cliquer sur la ligne d'e-mail pour afficher une vue détaillée, dans laquelle vous pouvez répondre ou transférer l'e-mail comme n'importe quel autre enregistrement d'e-mail Case IQ.

Si le système n'est pas en mesure d'analyser le numéro de dossier d'un e-mail envoyé à l'adresse de la boîte de réception du système, l'e-mail sera affiché sur la page Courrier entrant où les administrateurs système peuvent le marquer manuellement (voir Ajouter une règle de messagerie et Réviser le courrier entrant non attribué).