Gérer l'accès externe à un dossier
|
Communication sécurisée dans l'étui Contactez votre responsable de la réussite client ou votre chargé de compte pour activer cette fonctionnalité pour votre application. |
Les enquêteurs peuvent autoriser des parties externes, telles que les plaignants, les défendeurs, les témoins ou les avocats, à accéder à un dossier afin qu'elles puissent suivre son évolution et partager des informations. L'onglet « Accès » de la page du dossier permet aux enquêteurs de gérer et de contrôler les accès externes et ainsi de communiquer en toute sécurité avec les parties prenantes. Le tableau « Par partie » affiche les parties autorisées et indique si elles peuvent consulter le dossier. Le tableau « Par document » permet de consulter les fichiers et les notes partagés avec les parties.
Vous pouvez également accorder à une partie l'accès à un dossier et partager des documents avec elle depuis les pages de la partie, de la note et du dossier. Consultez les sections Accorder à une partie l'accès à un dossier et à ses fichiers , Gérer l'accès externe à une note et Gérer l'accès externe à un dossier pour savoir comment gérer les accès depuis ces pages.
Accorder à une partie l'accès à un dossier
Vous pouvez autoriser les parties prenantes à accéder au dossier. Si vous souhaitez qu'une personne extérieure à l'enquête puisse suivre l'avancement du dossier, ajoutez-la comme partie prenante (voir « Ajouter une partie » pour plus d'informations).
Accorder à une partie l'accès à un dossier :
1. Sur la page du dossier, cliquez sur l'onglet Accès. Ensuite, cliquez sur le sous-onglet Portail.
2. Dans la section Par partie, cliquez sur Accorder l'accès au portail .
3. Dans la fenêtre contextuelle « Accorder l’accès au portail », vous verrez un tableau listant toutes les parties au dossier. Sélectionnez les parties auxquelles vous souhaitez accorder l’accès. Vous pouvez affiner votre recherche à l’aide du champ de recherche ou des filtres du tableau.
4. Cliquez sur le bouton « Continuer à l’étape 2 » .
5. À l'étape 2, choisissez la durée d'accès des parties au dossier. Vous pouvez sélectionner l'une des options suivantes :
- Jusqu'à la clôture du dossier : le système révoquera automatiquement l'accès de la partie concernée une fois le dossier clos.
- Jusqu'à révocation : la partie conservera l'accès au dossier jusqu'à ce que vous le révoquiez manuellement.
6. Cliquez sur le bouton « Accorder l’accès » . Case IQ enverra une notification et un mot de passe temporaire aux parties par courriel afin qu’elles puissent se connecter et consulter le dossier.
Accorder à une partie l'accès aux dossiers et notes du dossier
Après avoir accordé à une partie l'accès à un dossier, vous pouvez partager ses fichiers et notes afin qu'elle puisse consulter les documents. Pour accorder à une partie l'accès à des fichiers ou des notes :
1. Sur la page du dossier, cliquez sur l'onglet Accès. Ensuite, cliquez sur le sous-onglet Portail.
2. Dans la section Par enregistrement, cliquez sur Partager les enregistrements .
3. Dans la fenêtre contextuelle « Partager les documents via le portail », sélectionnez les parties avec lesquelles vous souhaitez partager les fichiers ou les notes. Vous pouvez choisir de partager les fichiers et les notes avec toute personne ayant actuellement accès au dossier.
4. Une fois que vous avez terminé de sélectionner les parties, cliquez sur le bouton Continuer à l'étape 2 .
5. À l'étape 2, un tableau répertoriant tous les fichiers et notes du dossier s'affiche. Sélectionnez les fichiers et notes à partager avec les parties. Vous pouvez en sélectionner jusqu'à 10 simultanément. Affinez votre recherche à l'aide du champ de recherche ou des filtres du tableau.
6. Cliquez ensuite sur le bouton « Continuer à l’étape 3 » .
7. À l'étape 3, choisissez la durée d'accès aux fichiers ou aux notes. Vous pouvez sélectionner l'une des options suivantes :
- Durée d'accès : l'accès aux fichiers ou aux notes de la partie concernée expirera après un nombre de jours déterminé. En sélectionnant cette option, vous pouvez indiquer la durée d'accès aux documents dans le champ « Jours ».
- Date d'expiration précise : l'accès de la partie concernée aux fichiers ou notes expirera à une date déterminée. En sélectionnant cette option, vous pouvez saisir la date d'expiration de cet accès dans le champ « Date d'expiration ».
- Jusqu'à la clôture du dossier : le système révoquera automatiquement l'accès de la partie concernée une fois le dossier clos.
- Jusqu'à révocation : la partie concernée conservera l'accès aux fichiers ou aux notes jusqu'à ce que vous le révoquiez manuellement.
8. Si vous partagez des fichiers avec des destinataires, vous pouvez choisir s'ils peuvent les télécharger sur leur appareil. Pour ce faire, activez l'option « Autoriser le téléchargement des fichiers pour le destinataire ».
9. Cliquez sur le bouton Partager les documents . Case IQ enverra une notification aux parties par courriel, les informant qu'elles peuvent désormais accéder aux fichiers ou aux notes du dossier.
La partie concernée doit avoir accès au dossier pour consulter les notes et les fichiers.
Si l'accès d'une partie au dossier est révoqué ou expire, le système révoquera automatiquement son accès aux notes et aux fichiers. Par exemple, si vous accordez à la partie l'accès au dossier « Jusqu'à la clôture du dossier » mais l'accès aux fichiers « Jusqu'à révocation », le système révoquera l'accès de la partie au dossier et aux fichiers lorsque vous clôturerez le dossier.
Modifier l'accès d'une partie à un dossier ou à ses fichiers et notes
Si vous avez partagé un dossier et ses informations avec une partie, vous pouvez modifier la date d'expiration de son accès.
Pour modifier l'accès d'une partie au dossier :
1. Sur la page du dossier, cliquez sur l'onglet Accès. Ensuite, cliquez sur le sous-onglet Portail.
2. Dans la grille Par parti, placez votre curseur sur la ligne du parti et cliquez sur Options ( 
Cliquez sur le bouton correspondant dans la ligne. Ensuite, cliquez sur l'option « Modifier l'accès au dossier ». 
3. Dans la fenêtre contextuelle « Modifier l’accès au dossier », choisissez la durée d’accès au dossier pour la partie concernée. Vous pouvez sélectionner l’une des options suivantes :
- Jusqu'à la clôture du dossier : le système révoquera automatiquement l'accès de la partie concernée une fois le dossier clos.
- Jusqu'à révocation : la partie conservera l'accès au dossier jusqu'à ce que vous le révoquiez manuellement.
4. Cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications .
Pour modifier l'accès d'une partie aux fichiers ou aux notes :
1. Sur la page du dossier, cliquez sur l'onglet Accès. Ensuite, cliquez sur le sous-onglet Portail.
2. Dans la section Par enregistrement, placez votre curseur sur la ligne de l'enregistrement et cliquez sur Options ( Cliquez sur le bouton correspondant dans la ligne. Ensuite, cliquez sur l'option « Gérer l'accès à l'enregistrement ».
3. Dans la fenêtre contextuelle « Gérer l’accès aux enregistrements », sélectionnez les personnes dont vous souhaitez modifier l’accès. Une fois la sélection terminée, cliquez sur le bouton « Continuer à l’étape 2 » .
4. À l'étape 2, choisissez la durée d'accès aux fichiers ou aux notes. Vous pouvez sélectionner l'une des options suivantes :
- Durée d'accès : l'accès aux fichiers ou aux notes de la partie concernée expirera après un nombre de jours déterminé. En sélectionnant cette option, vous pouvez indiquer la durée d'accès aux documents dans le champ « Jours ».
- Date d'expiration précise : l'accès de la partie concernée aux fichiers ou notes expirera à une date déterminée. En sélectionnant cette option, vous pouvez saisir la date d'expiration de cet accès dans le champ « Date d'expiration ».
- Jusqu'à la clôture du dossier : le système révoquera automatiquement l'accès de la partie concernée une fois le dossier clos.
- Jusqu'à révocation : la partie concernée conservera l'accès aux fichiers ou aux notes jusqu'à ce que vous le révoquiez manuellement.
- Révoquer l'accès immédiatement : supprimer l'accès de la partie concernée aux fichiers ou notes sans délai. Cela ne révoquera pas son accès au dossier.
5. Cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications .
Révoquer l'accès d'une partie
Vous pouvez à tout moment révoquer manuellement l'accès d'une partie à un dossier et à ses enregistrements. Pour révoquer l'accès d'une partie :
1. Sur la page du dossier, cliquez sur l'onglet Accès. Ensuite, cliquez sur le sous-onglet Portail.
2. Dans la section Par personne, placez votre curseur sur la ligne du parti et cliquez sur Options ( Cliquez sur le bouton correspondant dans la ligne. Cliquez ensuite sur l'option « Révoquer l'accès au dossier ». 
3. Cliquez sur le bouton Révoquer l'accès dans la fenêtre contextuelle « Révoquer l'accès au dossier ».
4. L'accès de la partie concernée au dossier et à ses informations sera supprimé. Elle ne pourra plus consulter la page du dossier en se connectant à Case IQ .
FAQ
Quelles informations peuvent être consultées par les parties externes dans le cadre d'une affaire ?
Lorsque vous accordez à une partie l'accès à un dossier, elle pourra se connecter à Case IQ pour consulter une version limitée de la page du dossier. Cette partie pourra :
- Consultez les chronologies des flux de travail disponibles en externe.
- Les administrateurs peuvent définir un flux de travail comme « Visible en externe » dans les paramètres ; consultez la section Afficher un flux de travail aux déclarants et aux parties externes pour plus de détails.
- Consultez les notes et les fichiers partagés par un enquêteur.
- Consultez les champs « notes » et « fichiers » accessibles en externe.
- Télécharger les fichiers si l'autorisation est accordée par un enquêteur.
- Ajouter des fichiers et des notes au dossier.
Les utilisateurs externes ne pourront pas voir les champs de dossier, les onglets, les champs de fichier et de note internes, les fichiers joints aux notes, les détails des parties ou les données sensibles du flux de travail, et ils ne pourront pas non plus modifier les fichiers ou notes partagés.
Une partie pourra-t-elle accéder aux dossiers purgés ou annulés ?
Non, le système révoquera automatiquement l'accès d'une partie à une affaire lorsque :
- Un dossier est annulé ou supprimé. Le système ne rétablira pas l'accès d'une partie lorsqu'un dossier est restauré.
- L'enregistrement du parti est supprimé.
- L'adresse électronique de la partie concernée a été modifiée. Si vous souhaitez que cette partie ait accès au dossier, vous devez lui accorder à nouveau cet accès.
Dans quelles situations ne puis-je pas accorder l'accès à une partie ?
Vous ne pouvez pas accorder à une partie l'accès à une affaire si :
- Le dossier ou la partie concernée est programmé(e) pour purge.
- Cette partie possède la même adresse électronique qu'une autre partie qui a déjà accès au dossier.
- Le parti n'a pas d'adresse électronique.
Puis-je surveiller l'activité d'une partie dans Case IQ ?
Toute action effectuée par une partie sera enregistrée dans l'onglet Historique du dossier, sous le sous-onglet Audit. Si la partie n'a ni nom ni prénom dans le système, l'« Utilisateur » pour ces actions sera « Utilisateur inconnu ».
Comment partager un fichier joint à une note ?
Si vous partagez une note avec un destinataire, celui-ci ne pourra pas voir les fichiers joints. Vous pouvez toutefois lui partager le fichier séparément. Pour partager un fichier joint à une note :
- Ouvrez la page du fichier. Vous pouvez le trouver en faisant défiler la page de la note jusqu'à la grille des fichiers, puis en cliquant sur le fichier que vous souhaitez partager.
- Sur la page du fichier, cliquez sur le bouton Partager . Ensuite, sélectionnez l'option « Partager via le portail ».
- Vous pouvez suivre les étapes habituelles dans la fenêtre contextuelle « Partager l’enregistrement via le portail ». Sélectionnez les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le fichier. Une fois votre sélection terminée, cliquez sur le bouton « Continuer à l’étape 2 ».
- Vous ne pouvez partager un fichier qu'avec les parties qui ont actuellement accès au dossier.
- Utilisez le champ de recherche ou les filtres de la grille pour affiner votre recherche parmi les partis affichés.
- À l'étape 2, choisissez la durée d'accès au fichier pour la partie concernée. Vous pouvez sélectionner l'une des options suivantes :
- Durée d'accès : l'accès au fichier de la partie concernée expirera après un nombre de jours déterminé. En sélectionnant cette option, vous pouvez indiquer la durée d'accès dans le champ « Jours ».
- Date d'expiration précise : l'accès au fichier de la partie concernée expirera à une date déterminée. Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez saisir la date d'expiration de cet accès dans le champ « Date d'expiration ».
- Jusqu'à la clôture du dossier : le système révoquera automatiquement l'accès de la partie concernée une fois le dossier clos.
- Jusqu'à révocation : la partie concernée conservera l'accès au fichier jusqu'à ce que vous le révoquiez manuellement.
- Vous pouvez autoriser le destinataire à télécharger le fichier sur son appareil en activant l'option « Autoriser le téléchargement du fichier pour le destinataire ? ».
- Cliquez sur le bouton « Partager les dossiers » . Case IQ enverra une notification par courriel à la partie concernée pour l’informer qu’elle peut désormais accéder à l’un des fichiers du dossier.