Si votre organisation effectue régulièrement des purges de données Case IQ , vous pouvez configurer le système pour exclure certains champs de formulaire de ces purges. Ainsi, le système conservera les données de ces champs exclus même après la suppression de l'enregistrement. En excluant des champs des purges, votre organisation préservera les informations non sensibles tout en garantissant la suppression de toutes les informations personnelles conformément à ses politiques de conservation des données. Pour planifier une purge de données, consultez la section « Purger, planifier une purge ou annuler la purge d'un enregistrement ».

Pour empêcher la purge des données d'un champ d'enregistrement :

1. Accédez à Paramètres > Formulaires. Cliquez sur un type d'enregistrement dans la grille Formulaires pour le charger dans le générateur de formulaires.

2. Cliquez sur le bouton Modifier dans l'éditeur de formulaire. Le formulaire passera alors en mode édition.

3. Cliquez sur le champ que vous souhaitez conserver lors des purges. Si le champ se trouve dans une section ou un groupe de champs, reportez-vous aux instructions de la section « Champs dans une section et un groupe de champs » de cet article.

Pour créer un champ et l'exclure des purges, cliquez sur le bouton « + Insérer des champs » afin d'ouvrir la barre latérale « Type de champ ». Cliquez et maintenez le bouton de la souris enfoncé sur le type de champ, faites-le glisser vers l'éditeur de formulaire, puis relâchez le bouton de la souris sur la section « + Insérer des champs ».

4. Dans les propriétés du champ, cliquez sur le bouton « Exclure le champ de la purge » pour l'activer.

5. Cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la barre latérale Type de champ ou dans la fenêtre contextuelle Type de champ. Vous verrez une icône de main () à côté des champs qui seront exclus des purges de données.

6. Une fois vos modifications terminées, cliquez sur le bouton Publier. Cliquez ensuite sur Confirmer dans la fenêtre contextuelle « Publier les modifications ». Tous les champs définis sur « Exclure les champs de la purge » seront conservés lors des futures purges de données.

FAQ

Quels types de champs puis-je exclure des purges ?

Vous pouvez définir des champs, sections ou groupes de champs « dynamiques » comme « Exclure le champ de la purge » via le générateur de formulaires, c’est-à-dire configurés pour votre application. Ce paramètre n’est pas disponible pour les autres éléments de formulaire, tels que les sections de formulaire de données ou les intégrations de recherche.

Hormis les champs exclus, Case IQ ne conserve que les informations générées automatiquement lors de la suppression d'un enregistrement, telles que son numéro et sa date de création. Le système supprime toutes les autres données saisies par les utilisateurs, ainsi que l'historique et les liens de l'enregistrement.

Quels types de données d'enregistrement puis-je conserver ?

L'option « Exclure le champ de la purge » est disponible pour les champs dynamiques de tout type d'enregistrement ouvrable dans le générateur de formulaires. Vous pouvez ainsi conserver les champs de tous les types d'enregistrements standard (dossiers, parties, fichiers, notes, etc.) ou de tous les formulaires personnalisés, de réponse ou de données configurés dans votre application.

Qui pourra accéder aux informations exclues des purges ?

La suppression partielle d'un enregistrement n'affecte pas les contrôles d'accès. Les utilisateurs qui pouvaient accéder à un enregistrement avant la suppression continueront d'y avoir accès après la suppression partielle. L'onglet Historique consigne le nombre de champs exclus de la suppression.