Configurez le portail interne de votre application
Dans Case IQ , un portail est une plateforme de signalement connectée à votre application Case IQ qui permet de soumettre des incidents à votre organisation sans accéder à l'application principale. Lorsqu'un utilisateur ajoute un cas via un portail, les enquêteurs peuvent le gérer dans Case IQ de la même manière que les cas ajoutés via l'application principale (voir Ajouter un cas dans l'application ) ou par e-mail (voir Ajouter un cas par e-mail ).
Vous pouvez configurer deux portails Case IQ distincts pour différents types de déclarants :
- Un portail externe destiné aux sous-traitants, fournisseurs, clients et autres tiers collaborant avec votre organisation.
- Un portail interne auquel vos employés peuvent accéder grâce à l'authentification unique ( SSO ).
Les administrateurs système peuvent personnaliser chaque portail séparément. Par exemple, votre portail externe peut fournir des instructions détaillées pour aider le public à signaler les incidents, tandis que votre portail interne peut présenter brièvement les programmes de conformité de votre entreprise. Cet article explique comment gérer les paramètres de votre portail interne sur la page « Configuration du portail interne », accessible via Paramètres > Système > Portail. Pour savoir comment configurer votre portail externe, consultez la section « Configurer le portail externe de votre application » .
Quelle est la différence entre un portail interne et un portail externe ?
Les deux types de portails offrent les mêmes fonctionnalités et interfaces de signalement. Cependant, chacun est conçu pour un public différent. Un portail interne étant destiné à vos employés, les utilisateurs doivent s'y connecter via l'authentification unique ( SSO ) avant de pouvoir soumettre un signalement. En revanche, un portail externe se veut accessible au plus grand nombre ; toute personne peut donc y accéder et soumettre des signalements.
| Portail externe | Portail interne |
|---|---|
| N'importe qui peut accéder au lien vers la page d'accueil de votre portail externe et soumettre des dossiers. |
Les journalistes doivent se connecter à votre portail interne via SSO de votre organisation avant de pouvoir soumettre un rapport. |
|
Les portails externes peuvent être unidirectionnels ou bidirectionnels, ce qui signifie que votre organisation peut utiliser le formulaire en ligne de votre portail externe à la fois pour recevoir des informations sur les cas signalés et pour leur fournir des mises à jour.
|
Les portails internes sont toujours bidirectionnels. Les journalistes pourront se connecter via SSO et n'auront donc pas besoin de créer de compte pour recevoir les mises à jour concernant les dossiers qu'ils ont soumis en ligne. |
| Les personnes qui souhaitent signaler un cas en ligne doivent indiquer leur nom. Elles peuvent rester anonymes si le portail externe est configuré pour autoriser les signalements anonymes. |
Les personnes qui souhaitent signaler un cas en ligne n'ont pas besoin de saisir leur nom. Le système renseignera automatiquement leurs nom et prénom. Elles peuvent choisir de rester anonymes si le portail interne est configuré pour autoriser les signalements anonymes. |
| Les journalistes doivent accepter les conditions générales lorsqu'ils publient des articles en ligne. |
La fenêtre contextuelle « Conditions générales » ne s’affichera pas lors du signalement en ligne. |
Activer le portail interne pour les candidatures
Vous ne verrez pas les paramètres décrits dans cet article si votre application n'a pas été déployée avec un portail interne. Veuillez soumettre une demande de modification à votre équipe d'assistance client pour activer un portail interne pour votre application.
Activer ou désactiver votre portail interne
Avant d'activer votre portail interne...
Assurez-vous de configurer l'authentification unique (SSO) pour votre portail interne afin que vos employés puissent y accéder. Consultez la section « Configurer l'authentification unique ( SSO ) pour votre portail interne » pour obtenir des instructions.
Vous pouvez activer votre portail interne pour le rendre accessible aux journalistes ou le désactiver pour en interdire l'accès à quiconque. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Activer le portail » de la page de configuration du portail interne. Ensuite, cliquez sur « Activer le portail interne » ou « Désactiver le portail interne » dans la fenêtre contextuelle.
Lorsque votre portail interne est actif, sa page d'accueil est accessible à vos employés via SSO , leur permettant ainsi d'y accéder et de soumettre des demandes via les options de signalement disponibles. Si vous n'avez pas configuré SSO pour le portail interne, celui-ci restera inaccessible.
Si vous désactivez votre portail interne :
- Le lien vers votre portail interne (par exemple : https://[nom de votre entreprise].caseiq.app/portail-interne) affichera une page blanche indiquant que le portail est inactif, comme illustré dans la capture d’écran ci-dessous. Pour personnaliser le texte de cette page, consultez la section « Modifier le texte par défaut du portail inactif » de cet article.
- Les journalistes ne pourront plus accéder à votre portail interne ni soumettre de dossiers.
- Les journalistes recevront un courriel les informant qu'ils ne pourront plus accéder à leur dossier ni recevoir de mises à jour. Vous pouvez personnaliser cette notification ; consultez la section « Modifier le texte par défaut du portail inactif » pour plus de détails.
- Dans la version principale de votre application, une bannière s'affichera sur les dossiers initialement soumis via le portail interne, informant les enquêteurs que le déclarant n'a plus accès au dossier.
Mettez à jour la configuration de votre portail interne
Pour modifier les paramètres de votre portail interne :
1. Si votre application comporte plusieurs langues, utilisez le champ « Langue » de la page de configuration du portail interne pour sélectionner la version du portail interne à modifier.
2. Cliquez sur le bouton Modifier dans la section Configuration du portail.
3. Vous pouvez maintenant mettre à jour la configuration de votre portail interne. Consultez la description de toutes les options de configuration dans les sections ci-dessous.
Formulaire en ligne
Le formulaire en ligne de votre portail interne (également appelé « Signaler en ligne » ou « Formulaire de saisie du portail interne ») permet aux personnes souhaitant signaler des incidents de soumettre des cas à votre organisation en remplissant et en soumettant un formulaire web. Après avoir configuré ces options, vous pouvez personnaliser les champs disponibles sur le formulaire en ligne. Pour plus de détails, consultez la section « Configurer les formulaires et les champs à afficher sur le formulaire en ligne » de cet article.
- Autoriser les soumissions anonymes : permettre aux utilisateurs du portail interne de soumettre un cas en indiquant ou non leur nom.
- Titre en ligne : saisissez le texte d’en-tête pour l’option de rapport en ligne.
- Description en ligne : saisissez une description de l’option de signalement en ligne, qui s’affichera sous le titre « En ligne ».
- Texte du bouton en ligne : saisissez le texte du bouton affiché sous la « Description en ligne ».
Consultez la capture d'écran annotée ci-dessous pour voir où les champs « Titre en ligne », « Description en ligne » et « Texte du bouton en ligne » sont affichés sur le portail interne.
Signalement téléphonique
Lorsque vous activez le signalement téléphonique, vous pouvez afficher plusieurs numéros de téléphone sur votre portail interne afin que les personnes souhaitant signaler un incident puissent appeler la ligne d'assistance disponible dans leur région. Après avoir configuré ces options, consultez la section « Gestion des options d'appel » de cet article pour plus d'informations sur l'ajout de numéros de téléphone à votre portail interne.
- Activer le signalement téléphonique : activez ou désactivez l’option de signalement téléphonique sur votre portail interne.
- Exiger l'acceptation des conditions générales avant d'appeler : afficher une fenêtre contextuelle de conditions générales lorsque les journalistes internes sélectionnent l'option de signalement téléphonique. Si cette option est activée, ils ne pourront pas accéder à la page des instructions d'appel sans avoir accepté les conditions générales.
- Titre de l'appel : saisissez le texte d'en-tête de l'option de rapport téléphonique.
- Description du téléphone : saisissez une description de l’option de signalement téléphonique, qui s’affichera sous le champ « Titre du téléphone ».
- Texte du bouton Téléphone : saisissez le texte du bouton affiché sous la « Description du téléphone ».
- Titre des conditions générales d'utilisation des services téléphoniques : saisissez le titre de la fenêtre contextuelle des conditions générales d'utilisation des services téléphoniques.
- Conditions générales d'utilisation du service de signalement téléphonique : saisissez le texte de la fenêtre contextuelle des conditions générales d'utilisation.
Consultez les captures d'écran annotées ci-dessous pour voir où les champs « Titre du téléphone », « Description du téléphone », « Texte du bouton du téléphone », « Titre des conditions générales du téléphone » et « Contenu des conditions générales du téléphone » sont affichés sur le portail interne.
Signalement par courriel
Vous pouvez fournir une adresse électronique aux journalistes sur votre portail interne en activant le signalement par courriel. Si un journaliste choisit de soumettre son signalement par courriel, l'adresse électronique que vous avez indiquée sera automatiquement importée dans son client de messagerie préféré (par exemple, Microsoft Outlook ou Gmail).
- Activer le signalement par e-mail : activez ou désactivez l’option de signalement par e-mail sur votre portail interne.
- Adresse e-mail de soumission via le portail : indiquez l’adresse e-mail à laquelle envoyer les rapports par e-mail depuis le portail interne.
- Titre de l'e-mail : saisissez le texte d'en-tête pour l'option de rapport par e-mail.
- Description de l'e-mail : saisissez une description de l'option de signalement par e-mail, qui s'affichera sous le champ « Titre de l'e-mail ».
- Texte du bouton e-mail : saisissez le texte du bouton affiché sous la « Description de l’e-mail ».
Consultez la capture d'écran annotée ci-dessous pour voir où les champs « Titre de l'e-mail », « Description de l'e-mail » et « Texte du bouton e-mail » sont affichés sur le portail interne.
Contenu de la page de destination
Dans cette section, vous pouvez modifier le texte en haut de la page d'accueil de votre portail interne afin d'encourager les journalistes et de les inviter à faire part de leurs préoccupations à votre organisation.
- Titre de bienvenue : saisissez le texte qui s’affichera en haut de la page d’accueil du portail. Nous recommandons un bref message de bienvenue aux journalistes.
- Texte d'introduction : saisissez le texte qui s'affichera sous le titre « Bienvenue ». Nous vous recommandons d'expliquer comment les journalistes peuvent utiliser le portail interne et ce à quoi ils peuvent s'attendre après avoir soumis un signalement.
- En-tête de la section Rapport : saisissez le texte d’en-tête qui s’affichera au-dessus des méthodes de rapport disponibles.
- Description de la section « Signalement » : veuillez décrire les options de signalement disponibles. Nous vous recommandons de fournir des indications aux personnes qui signalent un problème afin qu’elles puissent choisir la méthode de signalement la plus adaptée.
Consultez la capture d'écran annotée ci-dessous pour voir où ces champs sont affichés sur le portail interne.
Politique de confidentialité personnalisée
En plus de la politique de confidentialité standard de Case IQ , vous pouvez, si nécessaire, créer un lien vers une politique de confidentialité supplémentaire sur votre portail interne.
- Politique de confidentialité personnalisée : activez ou désactivez un lien vers une politique de confidentialité personnalisée sur votre portail interne.
- Affichage du nom de l'organisation : saisissez le texte à afficher à côté de votre lien personnalisé vers la politique de confidentialité.
- Texte personnalisé du lien vers la politique de confidentialité : saisissez le texte à utiliser comme lien vers votre politique de confidentialité.
- Titre de la politique de confidentialité personnalisée : saisissez le titre de la fenêtre contextuelle de votre politique de confidentialité personnalisée.
- Contenu de la politique de confidentialité personnalisée : saisissez le texte de la fenêtre contextuelle de votre politique de confidentialité personnalisée.
Consultez les captures d'écran légendées ci-dessous pour voir où ces champs sont affichés sur le portail interne.
Apparence
- Thème du portail : choisissez le thème de couleurs du portail interne. Outre le thème défini ici, les utilisateurs du portail pourront activer un thème accessible si nécessaire. Consultez la section « Ajouter, modifier ou supprimer un thème de couleurs » pour plus d’informations sur la gestion des thèmes de votre application.
- Lien du logo d'en-tête : choisissez si les journalistes seront redirigés vers la page d'accueil de votre portail interne ou vers un lien personnalisé lorsqu'ils cliqueront sur le logo dans la barre supérieure de votre portail interne. Si vous sélectionnez « URL personnalisée », une zone de texte apparaîtra pour vous permettre de saisir un lien.
- Emplacement de la bannière : affichez une bannière de portail au-dessus ou en dessous du message de bienvenue, c’est-à-dire le titre « Bienvenue » et le texte d’introduction sur la page d’accueil du portail interne (voir la section « Contenu de la page d’accueil » ci-dessus). Votre organisation peut utiliser une bannière pour présenter des informations sur sa culture d’entreprise et ses programmes de conformité. Consultez la section « Gérer la bannière sur votre portail » pour plus de détails.
4. Vous pouvez enregistrer et prévisualiser vos modifications avant de les publier sur le portail interne. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour que la configuration de votre portail passe en statut « Modifications en attente ».
Cliquez ensuite sur Aperçu pour ouvrir un aperçu de votre portail interne avec vos modifications en attente dans un nouvel onglet.
5. Après avoir prévisualisé vos modifications, vous pouvez cliquer sur Modifier pour apporter des ajustements supplémentaires ou sur Publier pour appliquer les nouveaux paramètres à votre portail interne. Si vous publiez la configuration de votre portail alors que celui-ci est inactif, il restera inactif.
Configurer les formulaires et les champs à afficher sur le formulaire en ligne
Vous pouvez configurer les informations que les personnes signalant des faits fournissent en choisissant les champs disponibles dans le formulaire. Vous pouvez ajouter des champs issus des formulaires de dossier, de partie et de fichier, ainsi que de tout formulaire personnalisé de votre application, au formulaire de saisie en ligne de votre portail interne.
Les formulaires de saisie interne, de ligne d'assistance téléphonique, de portail interne et de portail externe sont distincts. Vous pouvez donc sélectionner les champs à afficher sur chaque formulaire. Dans l'exemple ci-dessous, le champ « Service » apparaît sur les formulaires de saisie interne et de portail interne, mais pas sur celui du portail externe. Cependant, les champs de tous les formulaires de saisie s'afficheront sur la page du formulaire après la saisie, sauf si vous appliquez des règles d'affichage pour n'afficher le champ que dans des circonstances spécifiques (voir « Utiliser le générateur de formulaires : Configurer une règle d'affichage »).
Choisissez les champs à afficher sur le formulaire de saisie en ligne du portail interne en suivant les étapes suivantes :
1. Accédez à Paramètres > Formulaires. Cliquez sur la ligne du formulaire (dossier, partie, fichier ou formulaire personnalisé) dans la grille Formulaires pour l'ouvrir dans le générateur de formulaires.
2. Cliquez sur le bouton Modifier dans le générateur de formulaires.
Pour les formulaires de parti, de fichier ou personnalisés...
Assurez-vous que le formulaire est disponible sur le portail interne. Pour ce faire, cliquez sur l'icône Modifier ( 
) à côté du nom du formulaire dans le générateur de formulaires.
Dans la barre latérale des propriétés du formulaire, vous verrez l'un des boutons suivants, selon le type de formulaire. Assurez-vous que ce bouton est activé. Si vous deviez l'activer, cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la barre latérale des propriétés du formulaire.
- Formulaire personnalisé : bouton bascule « Afficher sur le formulaire de saisie du portail interne ».
- Formulaire de fichier : bouton « Ajouter des fichiers sur le portail interne ».
- Formulaire de participation : bouton « Ajouter des parties sur le portail interne ».
3. Pour afficher ou masquer un champ existant sur le portail interne :
- Cliquez sur un champ du formulaire.
- Dans la barre latérale des propriétés du champ, utilisez le bouton bascule « Afficher sur le formulaire de saisie du portail interne » pour afficher ou masquer le champ sur la version du formulaire destinée au portail interne.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer dans la barre latérale des propriétés du champ pour mettre à jour ce dernier.
4. Pour ajouter un nouveau champ à afficher sur le portail interne :
- Cliquez sur le bouton + Insérer des champs ou sur l'icône flèche vers la droite pour ouvrir la barre latérale Type de champ.
- Dans la barre latérale « Types de champs », sélectionnez le type de champ à ajouter au formulaire. Cliquez et maintenez le clic sur le type de champ, faites-le glisser vers la page de création de formulaire, puis relâchez le curseur sur la section « + Insérer des champs ».
- Remplissez le formulaire contextuel Type de champ (voir les détails sur toutes les propriétés des champs dans Utiliser le générateur de formulaires ), en veillant à activer l'option « Afficher sur le formulaire de saisie du portail interne ».
- Cliquez sur Enregistrer dans la fenêtre contextuelle.
5. Publiez le formulaire pour que vos modifications soient disponibles sur le portail interne.
Pas d'option « Afficher sur le formulaire de saisie du portail interne » ?
Si vous ne voyez pas le bouton « Afficher sur le formulaire de saisie du portail interne » dans la barre latérale ou la fenêtre contextuelle des propriétés du champ, cela signifie que le formulaire que vous modifiez n'est pas disponible sur le portail de votre application.
Afficher ou masquer une option de liste déroulante sur le formulaire en ligne
Vous pouvez contrôler les options de liste de sélection disponibles sur votre portail interne, ce qui signifie que vous pouvez choisir d'afficher certaines options d'une liste de sélection aux utilisateurs du portail, mais d'en masquer d'autres.
Pour gérer les options affichées pour un champ de liste de sélection sur le portail externe, procédez comme suit :
1. Accédez à Paramètres > Formulaires. Sélectionnez le formulaire de la liste de sélection pour l'ouvrir dans le générateur de formulaires.
2. Cliquez sur le bouton Modifier dans le générateur de formulaires.
3. Cliquez sur le champ de liste de sélection du formulaire.
4. Assurez-vous que l'option « Afficher sur le formulaire de saisie du portail interne » du champ de liste déroulante est activée. Si nécessaire, cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la barre latérale des propriétés du formulaire.
5. Cliquez sur l'onglet Valeurs dans la barre latérale des propriétés du champ.
6. Vous pouvez désormais gérer les options de la liste de sélection dans l'onglet Valeurs :
- Pour afficher ou masquer une option existante dans la liste de sélection du portail, cliquez sur une option dans la grille.
- Pour ajouter une nouvelle option à la liste de sélection qui s'affichera sur le portail externe, saisissez le texte que vous souhaitez afficher dans le menu déroulant de la liste de sélection et appuyez sur Entrée ou Retour sur votre clavier.
7. Activez l’option « Afficher sur le formulaire de saisie du portail interne » dans la liste déroulante. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer ou Ajouter situé au-dessus de la grille.
8. Fermez la barre latérale. Publiez le formulaire pour que vos modifications soient disponibles sur le portail.
Masquer les champs statiques de fête sur le portail
Vous pouvez contrôler les informations collectées sur les personnes via les portails externes et internes de votre organisation dans les paramètres de votre application. Cela signifie que vous pouvez :
- Veiller à ce que les enquêteurs ne reçoivent que les informations pertinentes à leur travail.
- Masquer les informations personnelles identifiables (IPI) aux journalistes.
- Utilisez le formulaire de déclaration de partie pour recenser les entreprises ou les organisations, plutôt que les personnes physiques.
Vous pouvez supprimer ou masquer les champs ajoutés par votre organisation au formulaire de participant à l'aide du générateur de formulaires. Consultez la section « Modifier un type d'enregistrement standard » pour obtenir des instructions complètes. Toutefois, vous pouvez masquer les champs standard de Case IQ , appelés « champs statiques », depuis la page Options de l'application.
Pour masquer les champs statiques relatifs aux partis pour les journalistes :
1. Accédez à Paramètres > Système > Système > Options.
2. Affinez votre recherche en cliquant sur le bouton Rechercher et en saisissant « formulaire de participation ». Si votre organisation dispose d’un portail interne en plus d’un portail externe, des options distinctes s’afficheront pour chaque portail.
- Pour masquer des champs sur le portail externe : recherchez les options « partyFormStaticFieldsHideAfterSubmission » et « partyFormStaticFieldsHideOnIntake » dans la grille.
- Pour masquer des champs sur le portail interne : recherchez les options « internalpartyFormStaticFieldsHideAfterSubmission » et « internalpartyFormStaticFieldsHideOnIntake » dans la grille.
4. Cliquez sur la liste déroulante de la colonne Valeur pour ces options. Sélectionnez ensuite les champs statiques de la partie que vous souhaitez masquer après la soumission ou lors de la réception.
| Portail | Clé | Description |
|---|---|---|
| Portail externe | partyFormStaticFieldsHideAfterSubmission |
Masquer les champs statiques relatifs aux parties après la soumission du dossier par le déclarant externe, afin que les déclarants externes puissent remplir ces champs lors de la création d'un dossier, mais ne puissent pas les voir s'ils se connectent pour consulter le dossier. |
| partyFormStaticFieldsMasquerÀL'Admission |
Masquer les champs statiques relatifs aux parties prenantes sur le portail externe lors de la création d'un dossier, afin que les déclarants externes ne puissent ni voir ni remplir ces champs lors de l'ajout d'un dossier. |
|
| Portail interne | internalpartyFormStaticFieldsMasquerAprèsSoumission |
Masquer les champs statiques relatifs aux parties après la soumission du dossier par le déclarant interne, afin que les déclarants internes puissent remplir ces champs lors de la création d'un dossier, mais ne puissent pas les voir s'ils se connectent pour consulter le dossier. |
| internalpartyFormStaticFieldsHideOnIntake |
Masquer les champs statiques relatifs aux parties prenantes sur le portail interne lors de la création d'un dossier, afin que les rédacteurs internes ne puissent ni voir ni remplir ces champs lors de l'ajout d'un dossier. |
5. Cliquez sur le bouton Enregistrer .
6. Cliquez sur « Oui, masquer » dans les fenêtres contextuelles « Masquer les champs après soumission » et « Masquer les champs lors de la saisie ».
7. Cliquez sur « Confirmer » dans la fenêtre contextuelle « Modifier les options de configuration ». Vos modifications seront prises en compte dans les 15 minutes.
Options de gestion des instructions de numérotation
Vous pouvez afficher plusieurs numéros de téléphone sur votre portail externe afin que les journalistes puissent appeler la ligne d'assistance disponible dans leur région pour signaler un cas. Vous pouvez gérer les numéros de téléphone affichés sur votre portail externe depuis la page « Instructions d'appel ». Pour accéder à cette page, rendez-vous dans Paramètres > Système > Portail > Instructions d'appel.
Les journalistes peuvent consulter ces numéros de téléphone en cliquant sur le bouton « Instructions de numérotation » de votre portail externe.
Instructions de numérotation sur les portails internes et externes
Les instructions de numérotation s'afficheront sur les portails actifs de votre application. Cela signifie que si vous disposez d'un portail externe et d'un portail interne, les instructions de numérotation s'afficheront sur les deux portails. Il n'est pas possible d'afficher les instructions de numérotation uniquement sur le portail externe ou uniquement sur le portail interne.
Ajouter les instructions de numérotation
Avant d'ajouter des instructions de numérotation, votre application doit proposer des options pour la liste déroulante « Régions de numérotation ». Si vous pouvez sélectionner une région dans le formulaire « Instructions de numérotation », vous pouvez ignorer la section « Ajouter des options de régions de numérotation » ci-dessous.
Ajouter des options « Régions de numérotation »
1. Accédez à Paramètres > Formulaires > Listes de sélection.
2. Cliquez sur le filtre « Liste de sélection ». Sélectionnez « Régions d’appel », puis cliquez sur le bouton Terminé .
3. Cliquez sur le bouton Ajouter des régions de numérotation .
4. Sur le formulaire Régions d'appel, vous verrez les champs suivants :
- Valeur : saisissez le nom de la région.
- Séquence : vous pouvez saisir un numéro pour définir l’ordre des options dans la liste de sélection. Si vous ne saisissez aucun numéro, les options seront classées par ordre alphanumérique.
5. Une fois les champs « Valeur » et « Séquence » remplis, cliquez sur le bouton Enregistrer ou sélectionnez Enregistrer et copier dans les options (
) bouton menu pour ajouter une autre option.
Pour ajouter votre numéro d'assistance téléphonique à votre portail externe :
1. Accédez à la page Instructions de numérotation sous Paramètres > Système > Portail.
2. Cliquez sur le bouton Ajouter des instructions de numérotation sur la page Instructions de numérotation.
3. Remplissez les champs suivants sur le formulaire Nouvelle instruction de numérotation :
- Région : sélectionnez la zone géographique du numéro de téléphone de la ligne d’assistance. Les options « Région d’appel » s’afficheront dans la liste déroulante. Ces informations seront visibles sur le portail, permettant ainsi aux journalistes de trouver le numéro de téléphone correspondant à leur zone.
- Numéro de téléphone : veuillez saisir le numéro de téléphone de la ligne d’assistance.
4. Cliquez sur Enregistrer une fois le formulaire rempli.
Modifier les instructions de numérotation
Pour mettre à jour les instructions de numérotation :
- Sur la page Instructions de numérotation, cliquez sur le numéro de téléphone que vous souhaitez modifier.
- Cliquez sur le bouton Modifier sur la page du numéro de téléphone.
- La page est maintenant en mode édition. Utilisez les zones de texte pour mettre à jour les informations des champs du formulaire.
- Une fois vos modifications terminées, cliquez sur le bouton Enregistrer .
Supprimer les instructions de numérotation
Vous pouvez supprimer un ensemble d'instructions de numérotation depuis sa page. Cliquez sur Options () sur le bouton de la page des instructions de numérotation, puis sélectionnez l'option « Supprimer ».
Vous pouvez également supprimer plusieurs ensembles d'instructions de numérotation depuis la grille des instructions de numérotation. Cochez la case correspondant à chaque ligne à supprimer, puis cliquez sur le bouton Supprimer situé au-dessus de la grille.
Autoriser l'accès externe aux documents
Une fois qu'un journaliste a soumis un dossier via le portail interne, vos enquêteurs le prennent en charge et documentent leurs conclusions en mettant à jour et en ajoutant des éléments au dossier, tels que des notes, les parties concernées et des fichiers. Les enquêteurs peuvent partager ces éléments avec le journaliste s'ils disposent des autorisations « Accès journaliste ». Pour accorder cette autorisation à un rôle utilisateur :
1. Accédez à Paramètres > Accès > Rôles des utilisateurs. Sélectionnez un rôle utilisateur dans la grille Rôles des utilisateurs.
2. Cliquez sur le bouton Modifier .
3. Ouvrez les autorisations « Modifier » pour les fichiers, les notes ou les parties. Cliquez ensuite sur l’autorisation « Définir l’accès du rapporteur ». Des autorisations « Définir l’accès du rapporteur » distinctes existent pour les fichiers, les notes et les parties, ce qui vous permet de choisir les types d’enregistrements spécifiques que le rôle peut partager avec les rapporteurs.
4. Cliquez sur le bouton Enregistrer .
5. Tous les utilisateurs ayant ce rôle verront désormais la case à cocher « Autoriser l’accès du journaliste » sur les formulaires des parties, des fichiers et des notes du dossier externe.
Modifier le texte par défaut du portail inactif
Lorsque vous désactivez votre portail interne, le lien qui y menait auparavant affichera désormais le message suivant : « Le portail de cette application est actuellement inactif. Vous ne pouvez ni soumettre de nouveaux dossiers ni accéder aux dossiers précédemment soumis via ce portail. »
Si vous souhaitez modifier ou ajouter des informations à ce message, vous pouvez mettre à jour sa traduction en suivant les étapes suivantes.
1. Accédez à Paramètres > Données > Traductions. Dans la grille Traductions, recherchez la clé « portal_disabled_text ».
2. Vous verrez les résultats des pages d'accueil des portails interne et externe. Consultez la colonne « Sous-groupe » pour trouver la traduction correcte. Le sous-groupe de la traduction du portail interne est « internal_portal_landing_page ».
3. Dans la colonne « Traduction », saisissez un nouveau message à afficher sur la page du portail interne inactif.
4. Le système enregistrera automatiquement vos modifications lorsque vous cliquerez en dehors de la zone de texte « Traduction ». Le texte que vous avez saisi s’affichera alors sur la page inactive du portail interne.
FAQ
Quelle est la différence entre un portail externe unidirectionnel et un portail externe bidirectionnel ?
Votre organisation peut utiliser le formulaire en ligne de votre portail externe pour recevoir les informations sur les cas signalés et leur fournir des mises à jour.
- Un portail externe unidirectionnel permet uniquement aux journalistes de soumettre des cas. Ils ne peuvent pas recevoir de mises à jour concernant leur cas via Case IQ .
- Un portail externe bidirectionnel permet aux journalistes de créer un compte sur votre portail externe, afin qu'ils puissent s'y reconnecter et consulter les mises à jour concernant leur dossier.
Que se passe-t-il lorsque vous désactivez un portail ou que vous le passez en mode unidirectionnel ?
Si vous désactivez votre portail :
- Les journalistes ne pourront plus accéder à votre portail ni soumettre de dossiers.
- Le lien vers votre portail affichera une page blanche indiquant que le portail est inactif, comme illustré dans la capture d'écran ci-dessous. Vous pouvez personnaliser le texte de cette page ; consultez les instructions relatives au portail externe et au portail interne .
Si vous passez votre portail externe de bidirectionnel à unidirectionnel :
- Les journalistes ayant créé un compte avec une adresse électronique recevront un courriel les informant qu'ils ne pourront plus accéder à leur dossier ni recevoir de mises à jour. Vous pouvez personnaliser cette notification ; consultez la section « Modifier le texte par défaut du portail inactif » pour plus d'informations.
- Dans la version principale de votre application, une bannière s'affichera sur les dossiers externes (c'est-à-dire les dossiers initialement soumis via un portail), informant les utilisateurs internes que le déclarant n'a plus accès au dossier.
Quelle est la différence entre un portail interne et un portail externe ?
Les deux types de portails offrent les mêmes fonctionnalités et interfaces de signalement. Cependant, chacun est conçu pour un public différent. Un portail interne étant destiné à vos employés, les utilisateurs doivent s'y connecter via l'authentification unique ( SSO ) avant de pouvoir soumettre un signalement. En revanche, un portail externe se veut accessible au plus grand nombre ; toute personne peut donc y accéder et soumettre des signalements.
| Portail externe | Portail interne |
|---|---|
| N'importe qui peut accéder au lien vers la page d'accueil de votre portail externe et soumettre des dossiers. |
Les journalistes doivent se connecter à votre portail interne via SSO de votre organisation avant de pouvoir soumettre un rapport. |
|
Les portails externes peuvent être unidirectionnels ou bidirectionnels, ce qui signifie que votre organisation peut utiliser le formulaire en ligne de votre portail externe à la fois pour recevoir des informations sur les cas signalés et pour leur fournir des mises à jour.
|
Les portails internes sont toujours bidirectionnels. Les journalistes pourront se connecter via SSO et n'auront donc pas besoin de créer de compte pour recevoir les mises à jour concernant les dossiers qu'ils ont soumis en ligne. |
| Les personnes qui souhaitent signaler un cas en ligne doivent indiquer leur nom. Elles peuvent rester anonymes si le portail externe est configuré pour autoriser les signalements anonymes. |
Les personnes qui souhaitent signaler un cas en ligne n'ont pas besoin de saisir leur nom. Le système renseignera automatiquement leurs nom et prénom. Elles peuvent choisir de rester anonymes si le portail interne est configuré pour autoriser les signalements anonymes. |
| Les journalistes doivent accepter les conditions générales lorsqu'ils publient des articles en ligne. |
La fenêtre contextuelle « Conditions générales » ne s’affichera pas lors du signalement en ligne. |
Puis-je désactiver le formulaire en ligne sur le portail externe ou interne ?
Vous ne pouvez pas supprimer l'option de signalement en ligne de votre portail externe ou interne. Si votre organisation n'accepte plus les signalements en ligne, vous pouvez désactiver votre portail externe ou interne.
Dois-je gérer les comptes utilisateurs du portail externe ou interne ?
Les administrateurs système n'ont pas besoin de gérer les comptes externes, car Case IQ s'en charge automatiquement. Comptes externes :
- Ces informations n'apparaîtront pas sur la page des profils utilisateurs et ne seront visibles nulle part ailleurs dans l'application. Si le déclarant a choisi de s'identifier, ses informations figureront dans le dossier « Déclarant » créé pour cette affaire.
- Ne sont pas comptabilisées dans les limites du compte utilisateur de l'application.
- Le compte sera automatiquement désactivé après une période d'inactivité définie (90 jours par défaut). Si un contributeur externe a créé son compte avec une adresse électronique, il sera averti avant la désactivation de son compte.
Comment puis-je m'assurer que les journalistes externes fournissent leurs coordonnées ? Notre organisation est tenue de contacter les journalistes.
Nous vous recommandons d'utiliser les paramètres suivants pour votre portail externe, ce qui garantira que les personnes qui signalent un cas fournissent leur adresse électronique lorsqu'elles le soumettent via le formulaire de saisie du portail externe.
- Désactivez l'option « Autoriser les soumissions anonymes ».
- Définissez le paramètre « Accès du déclarant aux dossiers soumis » sur « Bidirectionnel ».
- Définissez le paramètre « Option de mise à jour du rapporteur » sur « Obligatoire ».
Création de compte facultative ou obligatoire
Par défaut, la création d'un compte est facultative pour les portails externes bidirectionnels, ce qui signifie :
- Les journalistes peuvent soumettre des articles avec ou sans créer de compte.
- Les journalistes doivent utiliser leur adresse électronique s'ils choisissent de créer un compte. Ils ne pourront pas créer de nom d'utilisateur.
Si vous rendez la création d'un compte obligatoire, les personnes souhaitant signaler un incident devront fournir leur adresse courriel ou créer un nom d'utilisateur avant de pouvoir soumettre un signalement via votre portail externe. Si vous souhaitez exiger une adresse courriel , désactivez l'option « Autoriser les signalements anonymes ».
À quoi servent les paramètres du portail sur les pages Options et Traductions ?
Outre les pages de configuration des portails externe et interne, vous pouvez gérer les paramètres de vos portails depuis la page Options (Paramètres > Système > Système > Options) et la page Traductions (Paramètres > Données > Traductions). Si vous modifiez les paramètres sur les pages de configuration des portails externe ou interne, vos modifications seront synchronisées avec les pages Options et Traductions, et inversement. Tous les paramètres associés dans Options et Traductions seront verrouillés tant que vos modifications sont en attente sur la page de configuration des portails externe ou interne, afin d'éviter tout écrasement. Pour plus de simplicité, nous vous recommandons d'utiliser les pages de configuration des portails externe et interne pour gérer les paramètres de votre portail.